Multitarefa não funciona
Por exemplo, imagine que, ao escovar os dentes pela manhã, você começa a pensar na agenda de uma grande reunião no final do dia.
Não é preciso muito do poder de processamento do seu cérebro para escovar os dentes e você pode realmente se concentrar na agenda enquanto manipula mecanicamente a tarefa de limpeza dos dentes matinais.
Mas e quanto a duas tarefas que exigem mais capacidade do seu cérebro? Você pode estar falando ao telefone enquanto prepara o café da manhã. Você pode fazer as duas tarefas corretamente, mas a oportunidade de erros devido a falhas na atenção é grande. E como todos sabemos, misturar
Chunking funciona melhor
Chunking "descreve como funciona a utilização da memória humana. É importante recordar este conceito quando analisamos várias tarefas simultaneamente. Na verdade, estamos a alternar entre elas em vez de as fazer ao mesmo tempo (embora, no caso de escovar os dentes, pode parecer que eles são simultâneos).
Imagine que você está ao telefone quando alguém entra em seu escritório. Eles pedem seu conselho ou uma decisão rápida sobre um assunto.
Você para de ouvir a pessoa ao telefone por alguns instantes, escaneia a nota à sua frente, rabisca uma resposta e volta para o telefonema. Você não fez as duas atividades (conversa telefônica e conversa pessoal) ao mesmo tempo.
Você realmente fez três tarefas em seqüência; iniciou o telefonema, teve a conversa em pessoa e depois retomou o telefonema.
Assim como no exemplo do café da manhã acima, você poderia ter feito as duas melhor e em menos tempo, se você as tivesse feito uma após a outra em vez de ao mesmo tempo. A razão é que, ao começar cada tarefa, você precisa se concentrar nela e começar.
Tempo de inicialização mata multitarefa
Quando você começou a ligação, teve que pensar, encontrar o número do telefone e fazer a ligação. Quando você foi interrompido, você teve que descobrir o que a pessoa queria de você para poder dar uma decisão. Finalmente, quando você retomou o telefonema, teve que lembrar de onde parou. Você pode até ter que dizer: "Oops, desculpe, alguém entrou. O que você estava dizendo?"
Quanto mais partidas e paradas você fizer durante o dia, mais esses momentos iniciais demorados você terá. Esses momentos são tempo não produtivo. Se você tiver um relatório diário para preparar, o momento de inicialização provavelmente será muito curto em comparação com o relatório que você faz apenas trimestralmente. Ainda assim, se você estiver preparando o relatório e for interrompido, você terá quase o mesmo tempo de inicialização de cada vez.
Eu posso escrever meu relatório semanal em cerca de 30 minutos sem interrupções. Eu tive que levar várias horas para concluir simplesmente porque o meu trabalho é operacional e requer que eu lide com tarefas não planejadas muito.
(Isso é código para eu tenho muitas interrupções no meu dia.) No entanto, o culpado não foi o povo que me interrompeu. O culpado foi o tempo necessário para os momentos de início de cada vez que eu reiniciei o relatório.
Algumas vezes você tem que multitarefa
Ok, às vezes você tem que multitarefa. Seu trabalho pode estar operacional como o meu. Então, o que é melhor do que multitarefa? Chunking é melhor.
Chunking é o conceito de dividir o seu dia em pedaços maiores em vez de reagir a constantes interrupções. Quanto mais tempo você dedicar a tarefas específicas, menos momentos de inicialização você terá e sua eficiência melhorará proporcionalmente. Como você não estará gastando tanto tempo nos momentos iniciais, você terá mais tempo e fará mais coisas. Como bônus, uma vez que você será capaz de se concentrar na única tarefa em mãos, você fará melhor.
Como uma barra lateral, os gerentes de projeto há muito tempo descobriram o poder dessa técnica e criaram sua própria versão de "chunking" através do processo de estrutura analítica do projeto .
Começando com o Chunking
Então, como você pode começar a chunking?
- Comece pequeno até sentir a sensação. Escolha uma única tarefa, talvez seu relatório semanal.
- Reserve os 30 minutos que você sabe que vai demorar.
- Feche a porta ou coloque uma placa que diz "Genius at work" ou algo parecido e concentre-se no relatório e nada além do relatório.
- Ignore o telefone.
- Não verifique o email.
- Basta escrever o relatório.
Tente o mesmo com telefonemas, reuniões de funcionários e outras atividades regulares. Concentre-se, passe seus dias fora e depois de algumas semanas de prática, você se sentirá e será mais eficiente.
The Bottom Line
Não perca muito do seu tempo tentando fazer várias tarefas. Em vez disso, torne-se mais eficiente e produtivo ao chunking. Enquanto o termo é estranho, o conceito é eficaz!
-
Atualizado por Art Petty