Supervisores e gerentes eficazes trabalham duro para cultivar suas habilidades em fornecer instruções aos membros de sua equipe. Este post oferece orientação para direção e delegação eficazes em um ambiente de supervisão.
7 práticas de comunicação positiva para oferecer direções de tarefas
- Sempre forneça contexto para que a tarefa seja concluída. As pessoas fazem seu melhor trabalho quando entendem a importância da tarefa para a operação maior. Quando você dedicar um tempo para explicar a importância do negócio da tarefa que está solicitando para ser completada, você está ensinando e mostrando respeito pela pessoa que pediu para concluir o trabalho.
- Seja específico, descrevendo quando a tarefa deve ser concluída e compartilhando os padrões de qualidade.
- Peça respeitosamente contra a emissão de um comando severo. Escolha um tom de voz respeitoso, palavras educadas e entregue a mensagem com o volume apropriado. Contraste: "Ei, você precisa descarregar o caminhão", disse em tom severo: "John, o carregamento desse caminhão é necessário na linha de produção. Por favor, ajudem e descarreguem o caminhão antes do meio-dia". Há pouca dúvida de que a última abordagem seria percebida como positiva e a primeira como negativa.
- Ofereça ao indivíduo solicitado a completar a tarefa a oportunidade de fazer perguntas esclarecedoras. Esta etapa ajuda a fortalecer a comunicação entre o funcionário e o supervisor e melhora a probabilidade de um resultado bem-sucedido. O funcionário tem a oportunidade de confirmar que ele realmente entende o que está sendo solicitado deles.
- Resista ao impulso de supervisionar ou gerenciar micro a conclusão do funcionário da tarefa solicitada. Parte do aprendizado para dar orientações de forma eficaz é aprender a confiar nas pessoas que você está pedindo ajuda.
- Ofereça agradecimentos apropriados e feedback positivo para trabalhos concluídos adequadamente.
- Ofereça feedback claro, comportamental e focado para quaisquer tarefas que sejam concluídas de maneira inadequada.
Enfatize Ensinar Junto com Dar Orientações
Um verão, trabalhei como assistente de um comerciante experiente. Eu aprendi muito ao observá-lo, no entanto, quando ele me deu uma tarefa para completar que eu não estava familiarizado, ele iria me ver lutando por alguns segundos e depois completar a tarefa sozinho. Isso se tornou frustrante para mim. Embora fosse interessante vê-lo, uma vez que eu tivesse a oportunidade de concluir a tarefa, eu realmente queria aprender como fazê-lo.
Se ele tivesse tido tempo para fornecer algum treinamento básico e um pouco de orientação nas minhas primeiras vezes, completando a tarefa, eu teria sido capaz de completar facilmente este trabalho para ele no resto do verão. Sua abordagem de microgerenciamento não me ensinou e me encorajou. Isso criou mais trabalho para ele e reduziu sua eficiência geral.
- Avalie se a tarefa é nova ou complicada e se merece treinamento.
- Forneça instruções e depois ofereça a oportunidade para o indivíduo praticar a tarefa com sua supervisão útil.
- Uma vez que o indivíduo tenha desenvolvido confiança para a tarefa, permita que completem o trabalho sem a sua supervisão. Volte mais tarde para validar a conclusão, a pontualidade e a qualidade.
- Oferecer feedback positivo para trabalhos devidamente preenchidos.
- Oferecer treinamento corretivo quando o indivíduo se esforça para concluir a tarefa no prazo ou no nível de qualidade correto.
Cuidado com estas armadilhas ao dar direções
- Emitir pedidos em um tom agressivo. Embora certas circunstâncias, incluindo emergências ou circunstâncias de vida e morte, possam merecer ordens, a menos que você esteja no exército, resista a essa necessidade.
- Respondendo a "Por quê?" com "porque eu disse isso". Esta é uma abordagem pobre para os pais e uma abordagem pior no local de trabalho.
- Perguntando de maneira vaga.
- Pedir várias pessoas para concluir a mesma tarefa.
- Falha ao reconhecer quando uma instrução é necessária antes do indivíduo completar a tarefa.
- Deixar de reconhecer que os indivíduos podem ter prioridades e prazos conflitantes.
- Deixar de oferecer agradecimentos e feedback positivo por um trabalho bem feito.
Atualizado por Art Petty