1. 8:00 am Reuniões da equipe da manhã de segunda-feira
O problema com esta reunião é que ninguém está pronto para isso. Afinal, são 8h da manhã de segunda-feira - nada aconteceu ainda e o que quer que tenha acontecido na semana passada é principalmente história antiga.
O segundo problema com esta reunião é que, para qualquer um estar preparado, eles têm que trabalhar no domingo à noite, o que é bom de vez em quando, mas garantido ganhar alguns votos sérios para “idiota do ano” dos funcionários e familiares dos funcionários.
A solução: se você precisar realizar uma reunião de equipe na segunda-feira, envie-a para o final da manhã ou no início da tarde. Melhor ainda, empurre para terça-feira de manhã.
2. Reuniões de status à volta da mesa
Você conhece esta reunião. É o lugar onde as pessoas se movem pela sala compartilhando suas últimas atualizações, sagas, fantasias e sonhos. Sente-se no lugar errado e você acaba como a 22ª pessoa para oferecer uma atualização a um grupo cujas bexigas são sobrecarregadas e cérebros entorpecidos das atualizações politicamente orientadas que emanam da boca de colegas em funções distantes.
A solução: atenda se você precisar, mas defina algumas regras para as atualizações. Peça às pessoas para se concentrarem em notícias importantes que afetam a todos ou para identificar desafios que exigem ajuda de várias funções.
Faça qualquer coisa para limitar a marcha dolorosa de atualizações de status gratuitas e egoístas geradas por reuniões rotineiras indisciplinadas.
3. Reuniões Recorrentes que Perderam o Seu Propósito
Qualquer reunião recorrente em que ninguém possa lembrar por que essa reunião ainda ocorre é um candidato para a eliminação imediata.
As leis de transferência de física para reuniões e uma reunião no horário tendem a permanecer no cronograma por muito tempo depois de ter esgotado sua utilidade no local de trabalho. Um novo gerente analisou a lista recorrente de reuniões na programação de sua equipe e cancelou duas delas porque não conseguiu descobrir uma razão para essas reuniões existirem. Ele recebeu mais do que algumas notas de agradecimento e alguns comentários de pessoas se perguntando como ele conseguiu matar essa reunião que eles estavam tentando se livrar no ano passado.
A solução: analise todas as reuniões recorrentes às quais você está subordinado ou que você é um participante e elimine-as da sua vida e da vida dos membros de sua equipe. Se você não for o anfitrião da reunião, informe o anfitrião da sua intenção e da sua perspectiva sobre a utilidade da reunião. Se você for o host / patrocinador, faça uma pesquisa com os membros da equipe e dê a eles uma voz e um voto. Um pouco de corte draconiano de reuniões recorrentes abre um tempo valioso para outras atividades mais importantes.
4. Reuniões do Grupo Word-Smithing
Esta é uma reunião em que você reúne um grupo de pessoas para trabalhar na redação de algo: uma visão, uma missão, uma declaração de estratégia, uma declaração de escopo no gerenciamento de projetos.
A saída dessas sessões é tipicamente uma série de sentenças construídas desajeitadamente, refletindo compromissos por parte da pessoa encarregada. Ninguém na sala concorda com o produto final, mas todos concordam com a cabeça assim que o texto passa de ridículo a horrível na tentativa de fazer a dor desaparecer.
A definição: nunca relegue palavras ásperas de nada a um comitê. Dê uma cutucada no item em questão, devolva-o a alguns colegas e, quando abordar algo que esteja começando a trabalhar para você, peça com muita atenção as informações de um grupo. Faça perguntas esclarecedoras, faça grandes anotações e depois desapareça e reformule a (s) declaração (ões), repetindo o processo conforme necessário.
5. Reuniões de Estratégia de Template
Estou terminando onde comecei, com a reunião de estratégia muito quebrada descrita na abertura deste artigo.
Não existe um processo ou modelo mágico ou mesmo uma simples série de passos que ajudem a esclarecer a clareza estratégica. Realizar uma análise SWOT (pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças) nem sempre está no caminho crítico para se chegar a uma avaliação precisa das condições e oportunidades. E números e metas e crescimento não são estratégias. Cuidado com alguém sugerindo que eles tenham um processo simples para este tópico complexo.
A solução: investir em um facilitador ou consultor de estratégia altamente qualificado e experiente que entenda como orientar, às vezes liderar e, às vezes, seguir em busca do desenvolvimento de uma estratégia significativa e viável. O profissional certo responsabilizará o grupo por encontrar respostas para as questões certas (difíceis) que devem ser respondidas no caminho para a clareza estratégica.
The Bottom Line
As reuniões são oportunidades inestimáveis para se conectar, comunicar, construir relacionamentos e estimular a solução criativa de problemas. Eles também são oportunidades para uso excessivo e até abuso. Esforce-se para ser o gerente que respeita o poder e a importância das reuniões. Use esses fóruns pelas razões certas, arquitetando-os para se concentrar em questões-chave, solicitar idéias e, importante, respeitar o tempo que cada um põe nas sessões. Os membros da sua equipe irão apreciar sua abordagem positiva mais do que você pode imaginar.