Chave de Gerenciamento de Reuniões - Stand PAT
Alguns gerentes empregam um PAT
abordagem às reuniões, exigindo um objetivo, uma carta e um esboço. Armar os participantes com esses pontos críticos de contexto antes da sessão garante que as pessoas se mostrem preparadas para participar e apoiar a intenção geral da reunião. Um esboço claro do PAT ajuda a garantir uma sessão produtiva.
Você deve ser capaz de definir o propósito da reunião em 1 ou 2 sentenças no máximo. "Esta reunião é para planejar a nova campanha de marketing" ou "esta reunião é para revisar a nova política de envio para lidar com devoluções". O objetivo ajuda a garantir que todos saibam por que estão ali, o que precisa ser feito e como guiar o progresso e chegar a uma conclusão.
Defina uma agenda. Liste os itens que você irá revisar / discutir / inspecionar. Eu gosto de atribuir um limite de tempo para cada item da agenda (veja abaixo) e identificar a pessoa responsável por moderar a discussão. Definir um período de tempo; no mínimo, defina um horário de início e término.
Eu também recomendo definir uma duração para cada item na agenda. Esses devem totalizar para o período geral da reunião.
Comece suas reuniões no horário
Se você trabalha em uma dessas culturas onde as pessoas chegam às reuniões até cinco ou dez minutos após o horário de início programado, é hora de começar uma nova tendência.
Uma empresa incentiva seus gerentes a fechar a porta no horário de início programado, e os atrasados não são bem-vindos. Embora isso possa ser mais draconiano do que você gostaria de agir, você não deve ter receio em fazer a reunião, revisar o objetivo e confirmar as expectativas e o momento.
Não espere que os retardatários apareçam. Quando alguém chega atrasado, não volte e analise o que já foi coberto. Continue com os tópicos da reunião. Isso será estranho para o retardatário e aumentará as chances de ele chegar a tempo na próxima reunião.
Se o organizador / patrocinador da reunião não aparecer a tempo, considere a reunião cancelada e volte ao trabalho. Um período de espera de cinco a sete minutos é razoável. As probabilidades são, o organizador da reunião teve uma dificuldade inesperada e prefere que você não perca seu tempo esperando por ele / ela.
Mantenha a reunião no tópico
Uma boa prática é atribuir a alguém o papel de manter todos em dia durante a reunião. Demasiadas vezes, as discussões derivam e depois degradam-se num turbilhão de opiniões, ideias, factos e emoções. Em vez disso, atribua o papel e informe a todos os participantes que este indivíduo irá intervir se e quando a discussão sair da agenda e do item específico da discussão.
Em algumas empresas, essa função é referenciada como "Traffic Cope", em outros, "Topic Keeper". Independentemente do rótulo, o papel é extremamente útil para fortalecer a eficácia e a produtividade de suas reuniões.
Se tópicos adicionais surgirem fora da agenda, mas importantes para discussão, eles devem ser claramente capturados e colocados no “estacionamento” para futura consideração e discussão ou para uma reunião discreta. O proprietário da reunião reserva-se o direito de permitir uma discussão divergente secundária se ela suportar o objetivo geral da reunião.
Manter e distribuir notas / minutos da reunião
Alguém, além do organizador da reunião, deve manter os minutos da reunião. Uma boa gravação da ata incluirá:
- Hora da reunião, data e local
- Descrição do objetivo
- Cópia da agenda
- Lista de participantes e uma lista daqueles que não compareceram
- Um resumo detalhado da lista de conclusões, itens de ação, responsabilidades e datas para conclusão. Muitos observadores usam a agenda como um guia para listar as conclusões e ações.
- Reunião de acompanhamento planejada, se for realmente necessário.
Idealmente, distribua as notas da reunião o mais rapidamente possível após a conclusão da reunião e dentro de um dia útil. As atas e notas servem como um lembrete importante para os participantes, bem como uma fonte de informações para outras partes interessadas ou, para aqueles que perderam a reunião. As atas são uma ótima ferramenta para alavancar para lembrar as pessoas e equipes de suas ações de acompanhamento comprometidas.
A linha de fundo para agora:
É possível que uma reunião resulte em um resultado positivo, ajudando a impulsionar projetos e pessoas, simplesmente não conte com isso. Alguma diligência e fortalecimento deliberado de suas técnicas de gerenciamento de reuniões irá melhorar suas chances de conduzir um ótimo resultado.
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Atualizado por Art Petty