Os melhores gerentes entendem a importância desses eventos e entendem que produzir um grande encontro requer planejamento e esforço deliberado.
Este artigo oferece dez dicas para ajudar você a aproveitar esse valioso tempo de colaboração com sua equipe. Aqui estão algumas dicas sobre como fortalecer suas reuniões de equipe.
Tenha uma atitude positiva sobre as reuniões
É a coisa mais importante que um gerente pode fazer como líder para melhorar as reuniões da equipe. Estou chocado com quantos gerentes têm orgulho de proclamar sua antipatia pelas reuniões. Para alcançar resultados significativos, resolver problemas, tomar decisões, informar, inspirar, colaborar e motivar, os gerentes precisam trabalhar com as pessoas.
Isso significa ocasionalmente reunir essas pessoas em uma sala ou em uma conferência telefônica e conversar com elas. Gerenciar não é sentar no escritório com a porta fechada enviando e-mails. Como líder, tente ver as reuniões como a manifestação da liderança . É hora de mostrar a liderança, não algo a temer como uma viagem ao dentista.
Lembre-se, você possui a reunião
Não delegue o planejamento da agenda a um assistente administrativo ou outro membro da equipe.
Como líder, é a sua reunião. É seu trabalho planejar e executar a reunião. Para se colocar no estado de espírito adequado, faça e responda à seguinte pergunta: "Depois desta reunião, o que eu quero que as pessoas tenham aprendido, alcançado ou resolvido?"
Prepare sempre uma agenda
Cada artigo que você lerá sobre reuniões eficazes no local de trabalho inclui conselhos sobre como preparar uma agenda .
Ainda assim, nós ainda comparecemos a reuniões onde não há agenda a ser encontrada. O ato de planejar a agenda ajuda você a se concentrar e identificar os tópicos prioritários da reunião.
Peça informações na agenda
Embora seja responsabilidade principal do gerente desenvolver a agenda, os membros da equipe podem ser convidados a contribuir com itens da agenda. Envie uma chamada para ideias alguns dias antes da reunião.
Spice It Up!
Coloque um pouco de variedade no formato. Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para incrementar suas reuniões de equipe:
- Convidar oradores convidados
- Comemore algo
- Realizar uma “mesa redonda de aprendizado” - peça aos membros da equipe que se revezem ensinando algo um ao outro
- Assista a um Ted Talk relevante para a agenda da reunião
- Executar uma atividade de formação de equipe
- Alterar locais (considere fazer a reunião fora do local)
- Traga alguma comida divertida ou interessante
- Ter uma reunião de “agenda de itens individuais”
- Solicite atualizações de raio
- Envolva a equipe em brainstorming
- Mudar de cadeira; mudar qualquer coisa para acabar com a monotonia
Permitir Algum "Espaço Branco" para Criatividade Espontânea e Engajamento
Não coloque tantos itens na agenda que você se esforça para completá-lo. Em vez disso, deixe algum espaço no final para discussão espontânea. Se a reunião terminar cedo, deixe todos irem cedo.
As pessoas apreciam o tempo encontrado também.
Use reuniões de equipe para colaborar
Em vez de apenas compartilhar informações, tente resolver um problema ou trabalhe com o grupo ao chegar a uma decisão. Sim, é desafiador e pode ser confuso, mas é aí que obtemos mais valor das reuniões.
Ilumine acima
Ser o líder de uma reunião não é expor a autoridade ou abusar do poder. Castigar alguém por estar atrasado na frente da equipe é um exemplo disso. Tenha um senso de humor e humildade.
Acompanhamento
Acompanhe os itens de ação e certifique-se de que as pessoas façam o que dizem que vão fazer. É frustrante comparecer à próxima reunião e descobrir que metade da equipe não se incomodou em fazer o que prometeram no último encontro. Acompanhamento antes da reunião e responsabilizar os indivíduos pelos seus compromissos.
Seja um líder de modelo
As reuniões da equipe não são um momento para baixar a guarda e relaxar com sua equipe. Mantenha você e sua equipe com os mais altos padrões de conduta, o que significa que não há piadas desagradáveis, escolha de membros da equipe, cinismo e sarcasmo, nem ataca outros departamentos ou gerentes. Pense no tipo de líder pelo qual você quer ser conhecido e, em seguida, compareça a todas as reuniões sendo esse líder.
The Bottom Line
Uma oportunidade para conhecer e trabalhar com sua equipe é uma coisa horrível para desperdiçar. É imperativo que você desenvolva a disciplina para planejar e liderar reuniões que as pessoas valorizem e impulsionem as iniciativas.
Atualizado por Art Petty