10 Dicas de e-mail para comunicação de benefícios Inscrições abertas

Melhores Práticas para Comunicação de E-mail de Benefício do Funcionário OE

Comunicações por e-mail.

A cada ano, a inscrição aberta permite que os empregadores ofereçam benefícios de grupo a seus funcionários por um breve período, geralmente em torno de 30 a 45 dias. Durante esta janela crítica, os funcionários devem ser informados sobre os benefícios dos funcionários que podem se inscrever, quando fazer isso e onde se inscrever. Infelizmente, muitas equipes de recursos humanos lutam para comunicar as informações necessárias aos funcionários, de modo que elas podem ficar de fora.

O email pode ser uma ferramenta poderosa de comunicação para educar os funcionários durante períodos de inscrição abertos, quando usados ​​corretamente. Por ser amplamente aceita e acessível como uma ferramenta de comunicação, essa pode ser uma boa maneira de alcançar todos os funcionários. Aprenda 10 dicas de especialistas para a comunicação de benefícios durante a inscrição aberta, para que seus funcionários aproveitem ao máximo suas ofertas de benefícios do grupo este ano.

Dica # 1 - Tenha um plano para comunicar os benefícios antes, durante e depois da inscrição aberta

Meses antes da data de inscrição aberta, é importante ter um plano de comunicação sólido para entregar as informações pertinentes aos funcionários antes da inscrição, durante a inscrição ativa e depois que as inscrições terminarem. Pode ser uma série de e-mails que incentivam os funcionários a realizar ações específicas, com links para o site de inscrição e informações sobre benefícios .

Dica # 2 - Atribuir um representante central de comunicação de benefícios

A receptividade é crítica durante a inscrição aberta, porque os funcionários terão inúmeras perguntas durante esse período.

Certifique-se de atribuir pelo menos uma pessoa que servirá como ponto de contato para todos os e-mails recebidos de funcionários que tiverem dúvidas e preocupações. Isso deve ser alguém altamente familiarizado com detalhes do plano, taxas e prazos.

Dica nº 3 - Use um sistema interno para reunir informações e análises relacionadas a benefícios

Sua empresa rastreia ativamente cadastros, inscrições parciais e outros aspectos do processo de inscrição?

Caso contrário, um sistema interno pode ser útil para manter o gerenciamento de inscrição em toda a organização. Use um servidor de e-mail gratuito, como o Outlook, para configurar alertas de e-mail para alterações de dados.

Dica 4 - Crie uma série de mensagens para pontos de contato semanais com os funcionários

A inscrição aberta pode ser mais fácil e mais produtiva quando há uma troca constante entre a equipe de RH e os funcionários. Como parte de sua estratégia de comunicação por e-mail, crie uma série de mensagens que falam sobre tópicos de saúde e bem-estar, os recursos dos programas de benefícios e outros assuntos relacionados. Envie em e-mails de pontos de contato semanais para todos.

Dica 5 - Dê aos gerentes uma conta semanal dos esforços de inscrição de benefícios

É sempre bom obter a adesão total dos gerentes durante os esforços de inscrição de benefícios. Por quê? Os gerentes podem ajudar os funcionários a priorizar a inscrição nos benefícios para o próximo ano do plano, e eles podem compartilhar como os benefícios apóiam as metas dos funcionários. Use uma campanha de email direcionada para os gerentes durante os períodos de OE para mantê-los a par de tarefas e datas importantes.

Dica # 6 - Divirta-se com e-mails de benefícios

O período de inscrição aberta não precisa ser estressante. Na verdade, pode ser uma oportunidade para se divertir um pouco.

Desenvolva e-mails que incluam alguns jogos divertidos, como perguntas triviais, fatos interessantes sobre a empresa e brindes grátis para lanches saudáveis.

Dica # 7 - Assegure a gramática e ortografia corretas nos e-mails

Antes de enviar quaisquer e-mails de benefícios, verifique se a gramática e a ortografia foram verificadas completamente. Isso pode garantir que nenhum erro de digitação chegue aos leitores e que os emails façam sentido. Os erros de digitação podem confundir os funcionários e eles parecem pouco profissionais.

Dica # 8 - Use um modelo de email padrão e omita o HTML

Ao desenvolver e-mails para comunicação de benefícios, os especialistas dizem que é melhor seguir o modelo padrão de e-mail e mantê-lo simples. HTML disperso pode interferir em alguns programas de leitura de e-mail, especialmente em dispositivos móveis.

Dica # 9 - Escreva linhas de assunto poderosas

Os emails só serão lidos quando forem abertos.

E isso não acontecerá se a linha de assunto não forçar os destinatários. Ao escrever e-mails, concentre-se na criação de uma linha de assunto de e-mail que intrigue os destinatários para abrir o e-mail com palavras poderosas como "urgente", "sensível ao tempo" e "atenção" para alcançar essa meta.

Dica 10: use as declarações de recompensa total em e-mails sazonais

Para ajudar os funcionários a entender o valor total dos benefícios de seus funcionários, use o total de declarações de prêmios pelo menos uma vez durante este trimestre. Isso pode ser anexado como um PDF a e-mails individuais ou um hiperlink pode ser incluído no e-mail para executar uma declaração de recompensa total na conveniência dos funcionários.