Quem deve rever uma carta de oferta para um candidato a emprego?
Falando de cartas de oferta, que nível de funcionário ou gerente de RH deve revisar uma carta de oferta preparada por um Assistente de RH e por quantos meses esse processo de revisão deve continuar se o Assistente de RH for um novo funcionário? Se o Assistente de RH é um funcionário experiente?
Quem deve ser o signatário de uma carta de oferta? Deve ser o Assistente de RH quem prepara a carta de oferta ou o funcionário ou gerente de nível superior que revisa a carta de oferta (se for esperado que uma revisão ocorra)?
Muito obrigado por qualquer ajuda que você possa fornecer para responder a essas perguntas.
Caro Belinda
Minhas respostas a essas duas perguntas são estritamente minhas opiniões, já que nenhuma questão legal está envolvida nas respostas. Quando trabalhei como diretor interino de RH para uma empresa cliente, entre a ex-pessoa de RH que estava saindo e a minha contratação, o Assistente de RH enviou uma carta de oferta com o salário errado. Eu soube imediatamente quando o peguei da pilha de documentos que me recebeu na minha chegada porque era muito baixo para o trabalho.
Fale sobre um ponto de aprendizado instantâneo.
Embora reconheça que, em algumas organizações, o gerente de RH, o diretor ou o VP - nunca um assistente de RH, na minha experiência - assina as cartas de oferta de trabalho que vão para os candidatos, isso é uma prática ruim no setor privado. Não é a pessoa de RH que está fazendo a oferta. A pessoa de RH está consultando o gerente de contratação, que deve tomar a decisão final sobre um candidato e assinar a carta de oferta.
A carta de oferta é o compromisso do gerente com o novo funcionário. Ao fazer a oferta, ele ou ela confirma seu compromisso com o sucesso do novo funcionário. Receber um novo funcionário é parte de todo o processo de recrutamento, seleção e contratação. Eles são todos componentes no processo de integração .
A oferta de emprego é outra parte de acolher o novo funcionário em sua organização e fazer com que o novo funcionário se sinta querido. Ele envia uma mensagem mais poderosa quando se trata do novo chefe do possível empregado.
Exceções às práticas recomendadas
No setor público, nas empresas da Fortune 500 e nos locais de trabalho representados pelos sindicatos, reconheço que essa prática pode ser diferente. Quando uma organização é grande e os funcionários estão espalhados por vários locais, logisticamente, isso adiciona tempo e confusão ao processo de oferta de emprego.
Organizações maiores têm o desafio adicional de consistência em vários locais, e grande parte da sistematização de práticas de emprego está no RH.
Em um local de trabalho representado por sindicatos, especialmente no setor público, o gerente pode não ter a palavra final sobre quem obtém o emprego. Pode ser contratualmente determinado por fatores como antiguidade e educação. Nesses casos, também faz sentido que a papelada venha da equipe de RH. Eles são responsáveis por garantir que as condições e práticas de trabalho cumpram o contrato.
Em qualquer um desses casos, o departamento de RH deve solicitar ao seu advogado que revise o formato e o processo da carta de oferta para garantir que eles sejam adequados, legais e que protejam o empregador.
A menos que a carta de oferta seja diferente do formato padrão, no entanto, normalmente não há necessidade de pedir a um advogado que revise cada carta individual.
Um gerente ou diretor de RH deve revisar todas as cartas de ofertas de emprego?
Meu exemplo da experiência que mencionei anteriormente neste artigo é que qualquer documento que obrigue a empresa legal ou financeiramente deve ser analisado por um gerente ou diretor de RH. Aqui está o porquê:
- Uma carta de oferta e muitos outros documentos enviados pela equipe de RH obrigam legalmente a empresa. Claro, quando um erro de $ 10.000 é encontrado, você pode retirar a oferta e explicar que foi um erro de digitação feito por um funcionário inexperiente, mas por que abrir a empresa para uma situação na qual uma oferta de salário alterada deve ser estendida? o funcionário pode ainda aceitar o emprego ou você pode perder um candidato perfeitamente adequado que esteja vazio e ferido devido a um erro. Além disso, poderia abrir sua empresa para ação legal.
- Honrar a oferta de emprego incorreta, usando o mesmo exemplo, é igualmente desagradável. Antes de a empresa estender a oferta, alguém do RH pesquisou o mercado, analisou o que outros funcionários em empregos semelhantes estão fazendo e concluiu com uma oferta de trabalho adequada. Portanto, as ramificações estão se ampliando se outros funcionários aprenderem o diferencial salarial.
- Não importa o nível de experiência de um assistente de RH que deve, em um escritório de RH, preparar a oferta para o envio, um segundo par de olhos revendo qualquer coisa que possa potencialmente obrigar financeiramente a empresa ou abrir a porta para uma ação legal. As organizações esperam mais vigilância e supervisão dos funcionários que são titulados como gerente ou diretor.
- Uma falha na comunicação pode resultar em termos e condições de emprego incorretos que não foram negociados ou que foram prometidos a um candidato. Por exemplo, o assistente de RH pode saber que o trabalho pagaria US $ 40.000, mas no processo de negociação, o candidato recebia mais um bônus de assinatura e, no dia a dia, o gerente não informava o assistente de RH.
Quando um candidato a emprego recebe uma oferta incorreta, ele está reavaliando a integridade de sua empresa. Você cria uma barreira à aceitação desnecessária, pois o candidato se preocupa em como lidar com a situação. - Documentos que vão para pessoas que você está tentando recrutar para sua empresa devem ser perfeitos. Eles sinalizam uma mensagem para o funcionário em potencial sobre a cultura da sua empresa. Mesmo um erro de digitação pode dar uma pausa ao candidato. Uma cópia do documento também ficará nos arquivos da sua empresa por anos. Então, na maioria dos casos, um segundo par de olhos revendo o documento é uma prática inteligente.
Não vejo a revisão de documentos que obriguem a empresa financeira ou potencialmente, legalmente, como crítica do conhecimento, experiência ou diligência de um assistente de RH. É uma prática de negócios inteligente por todos esses motivos.
Observação sobre ofertas de emprego: o departamento de RH deve pedir ao seu advogado que revise o formato e o processo da carta de oferta para garantir que eles sejam adequados, legais e forneçam ao empregador proteção legal. A menos que a carta de oferta seja diferente do formato padrão, no entanto, normalmente não há necessidade de pedir a um advogado que revise cada carta individual.
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