Escrever uma carta comercial eficaz e polida pode ser uma tarefa fácil de seguir, desde que você siga as regras estabelecidas para layout e linguagem. Perceba que seu destinatário lê uma quantidade significativa de correspondência em uma base regular e favorecerá letras bem executadas que estão livres de erros ortográficos e gramaticais. Uma boa regra é revisá- lo duas vezes e depois pedir a um colega que o analise para garantir que nada foi esquecido.
Seções de uma carta comercial
Cada seção da sua carta deve seguir o formato apropriado, começando com suas informações de contato e as do seu destinatário; saudação; o corpo da carta; fechamento; e finalmente, sua assinatura.
Formato de carta comercial
Abaixo está o formato tradicional de carta comercial, com dicas sobre como enquadrá-lo com base no seu relacionamento com o leitor e qual é o resultado desejado.
Suas informações de contato :
Seu nome
Seu endereço
Seu número de telefone
Seu endereço de email
Encontro
Informações de contato do destinatário:
O nome deles
Seu título
Sua empresa
O endereço da empresa
- Use "A quem possa interessar ", se não tiver certeza especificamente a quem você está se dirigindo.
- Use a saudação formal “Dear Mr./Ms./Dr. [Sobrenome], ”se você não conhece o destinatário.
- Use “Dear [First Name]”, somente se você tiver um relacionamento informal com o destinatário.
O corpo
Noções básicas de formatação:
- Use linhas de espaçamento simples com um espaço adicional entre cada parágrafo, após a saudação e acima do fechamento.
- Esquerda justifique sua carta (contra a margem esquerda).
Golpeie o tom certo:
Faça o propósito da sua carta claro através de uma linguagem simples e direcionada, mantendo o parágrafo de abertura breve. Você pode começar com "Estou escrevendo em referência a ..." e a partir daí, comunicar apenas o que você precisa dizer.
Os parágrafos subseqüentes devem incluir informações que forneçam ao seu leitor uma compreensão completa de seu (s) objetivo (s), mas evitem frases sinuosas e palavras desnecessariamente longas. Mais uma vez, mantenha-o conciso para manter a atenção deles.
Se a sua intenção é persuadir o destinatário - investir dinheiro, dar-lhe uma referência, contratá-lo, parceria com você ou corrigir um problema - crie um caso convincente para a causa. Se, por exemplo, você quiser que o leitor patrocine um evento de caridade, identifique qualquer sobreposição com as metas filantrópicas da empresa. Convença o leitor de que ajudá-lo seria benéfico para ambos e aumentaria suas chances de ganhar o apoio deles.
Mantenha seu parágrafo de fechamento em duas frases. Simplesmente reitere seu motivo para escrever e agradeça ao leitor por considerar sua solicitação.
Fechar cortesia :
Algumas boas opções para o seu fechamento incluem:
- Respeitosamente seu
- Com os melhores cumprimentos,
- Cordialmente,
- Respeitosamente,
Se sua carta for menos formal, considere usar:
- muito bem sucedida.
- melhor,
- Obrigado,
- Saudações,
A assinatura:
Escreva sua assinatura logo abaixo do seu fechamento e deixe quatro espaços simples entre o seu fechamento e seu nome completo digitado, título, número de telefone, endereço de e-mail e qualquer outra informação de contato que você deseja incluir. Use o formato abaixo:
Sua assinatura manuscrita
Nome completo digitado
Título
Envio de uma carta comercial por email
Se você estiver enviando uma carta de e-mail, sua assinatura será um pouco diferente . Em vez de incluir suas informações de contato no cabeçalho da carta, liste-a abaixo da sua assinatura. Por exemplo:
Com os melhores cumprimentos,
Primeiro nome, ultimo nome
Título
Seu endereço
Seu número de telefone
Seu endereço de email
Inclua o tópico sobre o qual você está escrevendo na linha de assunto do e-mail, para que o leitor fique claro a respeito do motivo pelo qual você está enviando a mensagem.
Dicas de escrita de carta comercial
Você pode encontrar dicas mais detalhadas nestas diretrizes sobre como escrever uma carta comercial , incluindo a escolha de uma fonte, a seleção de margens e a formatação adequada da sua carta.
É sempre útil olhar exemplos para obter ideias para sua própria correspondência. Revisar amostras de cartas, incluindo cartas de apresentação, cartas de agradecimento, cartas de acompanhamento, cartas de aceitação e de rejeição de trabalhos, cartas de demissão, cartas de agradecimento e mais amostras de carta relacionadas a negócios e emprego.