Como efetivamente faturar o tempo

Faturamento de Tempo 101

O tempo de acompanhamento e faturamento para os clientes é uma parte importante e inevitável do trabalho em um escritório de advocacia. Parceiros, associados , paralegais , pessoal de apoio a litígios e outros cronometristas cobram seu tempo em incrementos de seis, dez ou quinze minutos, dependendo da diretiva da empresa e das diretrizes do cliente. Se você não cobrar seu tempo, a empresa não poderá faturar o cliente e a empresa não será paga. Assim, a cronometragem é uma função vital para o sucesso do escritório de advocacia.

À medida que as taxas legais aumentam, os clientes se tornam mais conscientes dos custos e mais experientes em tecnologia. Consequentemente, os clientes estão examinando as faturas jurídicas mais de perto e empregando uma variedade de aplicativos de banco de dados para classificar e analisar eletronicamente os dados de faturamento. Uma tendência crescente em direção ao faturamento eletrônico (faturas eletrônicas) sujeitou as faturas legais a um maior escrutínio, negociação e disputa.

Se você é novo no tempo de faturamento ou em um veterano, as dicas abaixo podem ajudá-lo a criar entradas de tempo precisas, precisas e precisas.

Descrições detalhadas de faturamento de manufatura

Descrições detalhadas de tarefas são um componente fundamental de uma fatura bem elaborada. É importante que a descrição de seus esforços contenha detalhes suficientes para permitir que o revisor avalie a natureza e o mérito da tarefa.

Encontrar o equilíbrio certo entre brevidade e detalhe pode ser complicado. Uma descrição de tarefa que é muito longa e prolixa aumenta a ambigüidade e dilui a compreensão.

Uma descrição muito breve dificulta a avaliação da adequação da tarefa executada e do tempo gasto. Por exemplo, frases superficiais como “revisão de arquivo”, “preparação de teste” e “revisão de documento” fazem pouco para contar a história do que você fez e por que você se envolveu em uma tarefa específica.

Em vez de “revisão de documentos”, uma descrição melhor é “Revisão do segundo conjunto de interrogatórios do queixoso”.

Evitar faturamento em bloco

Block billing é a prática de listar um grupo de tarefas em um resumo de bloco em uma única entrada de tempo. Por exemplo: “Rascunho de pedidos de interrogatório; conferência telefônica com o Dr. Brown re: relatório de especialistas; resumir a deposição do Sr. Smith; revisar e revisar a correspondência com o advogado oposto. 7,3 horas.

Os clientes reconhecem o faturamento do bloco como uma estratégia para disfarçar a ineficiência. Além disso, muitos tribunais não permitem o bloqueio de faturamento porque impede o reembolso efetivo dos honorários advocatícios após um julgamento. Uma maneira mais eficaz de faturamento é separar separadamente cada atividade independente e seu tempo correspondente.

Tempo recorde prontamente

Registrar seu tempo imediatamente depois de concluir uma tarefa é a melhor maneira de garantir a precisão. A tentativa de reconstruir as atividades de um dia (ou de uma semana ou de um mês) depois do fato é difícil e estimula o tempo de “preenchimento” (inflar o tempo real gasto em uma tarefa para preencher lacunas de tempo não contabilizado).

Você pode achar impraticável inserir cada tarefa em seu software de cronometragem no momento em que você a conclui. Portanto, é aconselhável desenvolver um sistema para registrar o tempo que incentive a pontualidade imediata.

Alguns cronometristas ditam cada tarefa imediatamente após a execução e transcrevem no final do dia. Outros acham mais fácil manter um caderno de horas, gravar cada tarefa manualmente e depois digitá-la (ou ter uma secretária digitando-a) no final do dia, semana ou período de faturamento.

Lembre-se de seu público

Como qualquer documento preparado para a avaliação de outro, é importante manter o seu público em mente ao registrar as entradas de tempo. Você pode conhecer o indivíduo revendo suas contas - talvez o advogado interno designado para o arquivo. Entenda, no entanto, que a revisão pode não terminar aí. Em muitos casos, uma fatura é processada por um número de indivíduos em vários níveis, dentro e fora da empresa, incluindo profissionais da área jurídica, contadores com a corporação cliente e auditores terceirizados.

Ao registrar seu tempo, é melhor evitar abreviaturas, gírias e jargões complexos. Use uma terminologia jurídica concisa, mas tenha em mente que suas planilhas de horas podem ser revisadas por pessoas que não são treinadas na lei.

Familiarize-se com as políticas de cobrança do cliente

Cada cliente tem suas próprias políticas e procedimentos de faturamento. Essas políticas geralmente estão contidas na carta de retenção ou compromisso do cliente. Essas políticas de cobrança podem estabelecer limitações de pessoal, diretrizes orçamentárias, políticas de desembolso e diretrizes específicas de tempo. Ao se tornar ciente das regras básicas desde o início, você pode responsabilizar-se de forma mais responsável pelo seu tempo e atender às expectativas do cliente.

Os clientes corporativos estão aumentando o uso do faturamento baseado em tarefas. O faturamento baseado em tarefas rastreia o faturamento de uma empresa por meio de uma ação judicial. Cada atividade substantiva é atribuída a um código de computador que é pré-selecionado pelo cliente. A fatura codificada é então classificada e analisada eletronicamente, permitindo uma análise aprofundada de uma fatura. Parte da familiarização com as políticas de faturamento do cliente é o aprendizado e a aplicação adequada da miríade de códigos de faturamento especializados baseados em tarefas exclusivos de cada cliente.