Suas contas legais suportarão o escrutínio do cliente?
O tempo adequado é mais importante do que nunca. À medida que o endurecimento dos cintos corporativos continua, as contas legais estão sob maior escrutínio. A ênfase nas taxas legais criou uma indústria caseira de empresas de auditoria jurídica que revisam e analisam serviços jurídicos para direcionar discrepâncias, práticas de faturamento antiéticas, erros de faturamento e áreas de possível redução de custos. Os clientes que não empregam serviços de auditoria de faturas jurídicas independentes geralmente têm programas internos de controle de qualidade que analisam rotineiramente as faturas sinalizadas para revisão.
Evitar esses dez erros de cobrança ajudará suas contas jurídicas a resistir ao escrutínio. Esses itens respondem por aproximadamente 90% das reclamações feitas por clientes e equipes de auditoria.
01 descrições de faturamento vagas
02 Tempo de preenchimento
Para atender aos onerosos requisitos de faturamento de sua empresa, pode ser tentador inflar ou “preencher” o tempo que levou para realizar uma tarefa, especialmente se você for um trabalhador eficiente. Tais práticas convidam a escrutínio e críticas de um cliente ou auditor. É importante garantir que o tempo que você cobra para cada tarefa reflita com precisão o trabalho realizado e seja compatível com a importância e a complexidade da tarefa.
03 Desembolsos
Como os desembolsos de litígio afetam muito o orçamento total de um cliente, você deve considerar o custo do serviço em relação ao seu valor para o cliente. Por exemplo, é necessário para a Federal Express cada correspondência ao seu especialista quando o julgamento está a seis meses de distância? Você também deve estar ciente das políticas de faturamento e contratos estabelecidos pelo nosso cliente. O cliente exige o uso de um determinado repórter da corte ou fornecedor de fotocópia? Além disso, certas despesas nunca devem ser cobradas do cliente e fazem parte das despesas gerais do escritório de advocacia.
04 Trabalho Administrativo
A prática do direito envolve inevitavelmente tarefas administrativas e administrativas. A maioria dos clientes hoje em dia não paga por tarefas administrativas - como digitação, arquivamento e fotocópia - ou funções administrativas como treinamento, preparação de faturas, verificação de conflitos ou desenvolvimento de clientes. Na medida em que você é capaz, delegar funções de escritório para um secretário, arquivamento funcionário ou outros membros da equipe jurídica.
05 conferências interoffice
Os clientes muitas vezes se recusam a pagar por conferências entre o pessoal da firma de advocacia; eles vêem a coordenação, a consulta e a discussão de um caso ou projeto entre os profissionais da empresa como parte do negócio e, portanto, parte das despesas gerais da empresa. Conferências interoffice também podem se tornar uma despesa substancial para o cliente, já que vários profissionais estão cobrando simultaneamente a mesma conversa. Portanto, é uma boa prática evitar o faturamento para discussões rotineiras sobre um arquivo com outros membros de sua empresa, a menos que tais discussões envolvam itens de importância substancial, envolvam várias partes externas ou envolvam grandes períodos de tempo.
06 Treinamento
Se você é novo em uma tarefa ou área jurídica, sua inexperiência pode exigir um tempo extra para concluir o projeto. Os clientes estão se tornando cada vez mais intolerantes com a inexperiência e estão menos dispostos a pagar pelos custos de treinar um novo funcionário ou por um profissional legal para “se atualizar” em um arquivo.
07 Faturamento Duplicado
Entradas de tempo duplicadas são uma prática comum entre os escritórios de advocacia, mas os clientes conscientes dos custos estão menos dispostos a pagar pela duplicação de esforços. Vários parceiros participaram de uma audiência? O paralegal assistiu a todos os depoimentos? Quatro associados contribuíram para um breve resumo? Esses itens podem levantar uma bandeira vermelha. O cliente pode se recusar a pagar por todo ou parte do trabalho ou, no mínimo, investigar o assunto para determinar se ele foi justificado.
08 Faturamento em Blocos
O tempo de faturamento para várias tarefas em grandes blocos é outra bandeira vermelha para os clientes. Você deve relacionar cada tarefa separadamente com um tempo correspondente e cobrar por cada tarefa. Entradas de tempo com itens permitem que o revisor determine melhor a adequação do tempo gasto em relação à importância e complexidade da tarefa.
09 Revisão e Revisão
Seu cliente pode questionar por que você cobrou 43,2 horas revisando e revisando um breve. Talvez o resumo tenha 40 páginas e envolvesse questões múltiplas e complexas e extensa pesquisa. Seja qual for o motivo, termos vagos e superficiais como “revisão e revisão” fazem pouco para informar ao cliente por que a resenha mereceu uma semana inteira de tempo. Em vez de “revisar”, palavras como “avaliar”, “analisar”, “avaliar” ou “reformular” conotam tarefas mais instigantes e, portanto, demoradas.
10 tarefas delegáveis
Ao faturar e atribuir tarefas, você deve garantir que o projeto seja executado pelo membro apropriado da equipe jurídica. Os clientes podem se recusar a pagar pelas tarefas executadas pelos cronometristas seniores que poderiam ter sido delegadas a um membro júnior, menos caro da equipe. Por exemplo, advogados digerindo depoimentos, sócios seniores realizando pesquisas de rotina ou documentos de apresentação legais podem levantar uma bandeira vermelha.