Como um supervisor, uma das maiores formas de um patrocinador de projeto apoiar um gerente de projeto é lidar com problemas que apenas alguém com a influência organizacional do patrocinador do projeto pode manipular.
Quando os gerentes de projeto se deparam com problemas que somente os patrocinadores do projeto podem resolver, aqui estão as coisas que os gerentes de projeto devem fazer.
Esgotar todas as outras opções
Patrocinadores de projetos tendem a estar no nível organizacional, onde a maioria das decisões são difíceis, porque se uma decisão é fácil, ela é feita em um nível mais baixo. Eles têm que tomar decisões difíceis rapidamente, às vezes com informações limitadas.
Como gerente de projetos, você precisa ter certeza de ter esgotado todas as outras opções para resolver seu problema antes de ir ao patrocinador do projeto. Por exemplo, digamos que você tenha um membro da equipe do projeto que não esteja cumprindo seus compromissos. Antes de levar a questão ao patrocinador do projeto, você deve tentar resolver o problema individualmente com o membro da equipe do projeto. Quando isso não funcionar, você deve ir ao supervisor do membro da equipe. Uma vez que isso não resolve o problema, você pode levar o problema ao patrocinador do projeto. Você esgotou suas opções para resolver os problemas de baixo para cima.
Agora, o patrocinador do projeto pode trabalhar na questão de cima para baixo. O patrocinador do projeto deve resolver o problema com seu colega e informá-lo sobre o curso de ação acordado.
A última coisa que você quer que aconteça é que o patrocinador do projeto apresente uma resolução que você poderia ter implementado sob sua própria autoridade, sem qualquer ajuda.
Às vezes isso acontece. Todo mundo comete erros. Aprenda com essas situações quando elas ocorrerem e você será um melhor gerente de projetos para isso. Da próxima vez que surgir uma situação semelhante, você lidará melhor com isso do que antes.
Seja específico sobre o que você precisa
Embora os patrocinadores de projetos estejam acostumados a trabalhar com informações incompletas, o gerente de projetos não deve deixar de fora informações relevantes. É importante que o patrocinador do projeto tenha um contexto para a situação que precise de sua atenção.
Uma vez que o patrocinador do projeto tenha um contexto apropriado para a decisão, seja específico sobre o que você precisa do patrocinador. Você precisa de orientação sobre como proceder? Você precisa da autorização para executar uma ação específica? Você precisa de um problema resolvido? Você precisa de recursos que você não pode obter?
Se você ainda não pensou exatamente no que precisa, pode chegar a uma decisão sobre o que precisa, mas descobrir mais tarde que estava enganado. Pense no assunto antes de levá-lo ao patrocinador para minimizar o risco de desperdiçar o tempo um do outro.
Mantenha seu pedido focado
Os patrocinadores do projeto são pessoas ocupadas. Inúmeros problemas puxam seus horários sugando seu tempo.
Quando um gerente de projeto tem uma necessidade genuína pelo tempo do patrocinador do projeto, isso não é uma coisa ruim ou uma intrusão no tempo do patrocinador.
O tempo gasto com o gerente de projeto e o patrocinador do projeto deve ser altamente produtivo. Mantenha seu pedido focado para que você use apenas o tempo do seu patrocinador, conforme necessário.
À medida que o seu patrocinador passa um tempo produtivo e individual com você, ele ou ela espera ansiosamente por suas reuniões. As pessoas em altos níveis de organizações costumam gastar seu tempo em reuniões improdutivas que devem participar. Participar de uma reunião produtiva pode ser uma mudança de ritmo energizante para o patrocinador do projeto.