Um plano de projeto é a culminação do planejamento meticuloso de um gerente de projeto . É o documento mestre que orienta como o projeto será executado. De acordo com o Project Management Institute , é “um documento formal aprovado para orientar a execução do projeto e o controle do projeto”. É o plano dos planos, porque nele estão documentadas as intenções do gerente de projeto para cada faceta principal do projeto. .
Abaixo estão descritos os elementos críticos encontrados em muitos planos de projeto. As organizações têm seus processos e protocolos para o que precisa estar em um plano de projeto e, mais geralmente, como os projetos devem ser executados, portanto, nem todos os planos de gerenciamento de projeto terão esses elementos. No entanto, os gerentes de projeto devem considerar todos eles na fase de planejamento para evitar confusão e improvisação forçada durante a fase de execução do projeto.
01 Objetivos do Projeto
02 Escopo do Projeto
Como os objetivos do projeto, o escopo é definido no termo de abertura; no entanto, um gerente de projeto deve refinar ainda mais o escopo no plano do projeto. Uma das melhores maneiras de definir o que está no escopo de um projeto é definir o que está fora do escopo. Por exemplo, um projeto para automatizar um processo manual precisaria de uma definição de escopo sobre onde esse processo começa e termina para excluir apropriadamente as tarefas que estão fora do escopo do projeto. Essas informações ajudam o gerente de projeto a definir o que está no escopo.
03 Marcos e Principais Entregas
As principais conquistas de um projeto são chamadas de marcos. Os principais produtos de trabalho são chamados de principais entregas. Eles representam os grandes componentes do trabalho em um projeto. Um plano de projeto deve identificar esses itens, defini-los e definir prazos para sua conclusão.
Digamos que uma organização realize um projeto para desenvolver um novo software. Tal projeto tem marcos e entregas. As principais entregas podem ser a lista final de requisitos de negócios e a lista de requisitos funcionais que implementam esses requisitos de negócios. Depois disso, o projeto poderia ter marcos do final do projeto de negócios, o fim dos testes do sistema, o fim do teste de aceitação do usuário e a data de lançamento do software. Esses marcos têm produtos de trabalho associados a eles, mas são mais sobre os processos do que os próprios produtos.
Marcos e prazos finais importantes não precisam ser datas exatas, mas quanto mais precisas forem essas datas, melhor. Algo com um prazo de outubro pode ser alcançado em qualquer dia de outubro do dia 1º ao dia 31, mas o prazo de 15 de outubro deve ser cumprido até 15 de outubro. Datas precisas ajudam o gerente de projeto a fazer uma estrutura precisa de trabalho.
04 Estrutura Analítica do Trabalho
Uma estrutura analítica do projeto, ou EAP, desconstrói os marcos e as principais entregas de um projeto em partes menores, de modo que uma pessoa pode ser designada responsável por cada parte. Ao desenvolver a estrutura analítica do projeto, o gerente de projeto considera vários fatores, como os pontos fortes e fracos dos membros da equipe do projeto, as interdependências entre as tarefas, os recursos disponíveis e o prazo geral do projeto.
O gerente de projeto é responsável pelo sucesso do projeto, mas ele não pode fazer o trabalho sozinho. A EAP é uma ferramenta que o gerente de projeto usa para garantir a responsabilidade no projeto porque informa ao patrocinador do projeto, aos membros da equipe do projeto e aos interessados que são responsáveis por quê. Se o gerente de projeto estiver preocupado com uma tarefa, o gerente de projeto sabe exatamente quem deve encontrar com relação a essa preocupação.
05 Orçamento
O orçamento de um projeto mostra quanto dinheiro é alocado para realizar o projeto. O gerente de projeto é responsável por dispersar esses recursos adequadamente. Para um projeto que tenha fornecedores, o gerente de projeto garante que as entregas sejam concluídas de acordo com os termos do contrato, dando atenção especial à qualidade. Alguns orçamentos de projetos estão vinculados ao plano de recursos humanos.
06 Plano de Recursos Humanos
O plano de recursos humanos mostra como o projeto será composto por pessoal. Às vezes é conhecido como o plano de pessoal. Este plano define quem estará na equipe do projeto e quanto tempo de compromisso cada pessoa deve fazer. Ao desenvolver este plano, o gerente de projeto negocia com os membros da equipe e seus supervisores sobre quanto tempo cada membro da equipe pode dedicar ao projeto. Se os funcionários precisarem consultar sobre o projeto, mas não fizerem parte da equipe do projeto, isso também está documentado no plano de pessoal. Novamente, supervisores apropriados são consultados.
07 Plano de Gerenciamento de Risco
Muitas coisas podem dar errado em um projeto. Embora todo desastre ou soluço menor seja imprevisível, muitos podem ser previstos. No plano de gerenciamento de riscos, o gerente de projeto identifica os riscos para o projeto, a probabilidade de esses riscos acontecerem e as estratégias para mitigar esses riscos. O gerente de projeto busca informações do patrocinador do projeto , equipe do projeto, partes interessadas e especialistas internos.
Estratégias de mitigação são postas em prática para riscos que possam ocorrer ou que tenham altos custos associados a eles. Riscos que são improváveis de ocorrer e aqueles que têm custos baixos são anotados no plano; no entanto, eles podem não ter estratégias de mitigação.
08 Plano de Comunicações
Um plano de comunicação descreve como um projeto será comunicado a vários públicos. Assim como a estrutura analítica do projeto, um plano de comunicação atribui a responsabilidade de concluir cada componente a um membro da equipe do projeto.
Cada mensagem tem um público-alvo. Os gerentes de projeto garantem que cada mensagem seja adaptada para seu público específico. Um plano de comunicação ajuda os gerentes de projeto a garantir que as informações certas cheguem às pessoas certas no momento certo.
09 Plano de Gestão de Stakeholders
Um plano de gerenciamento das partes interessadas identifica como as partes interessadas serão usadas no projeto. Às vezes, as partes interessadas só precisam receber informações. Isso pode ser resolvido no plano de comunicações. Se for necessário mais das partes interessadas, um plano de gerenciamento das partes interessadas descreve como ele será obtido.
10 Plano de Gerenciamento de Mudanças
Um plano de gerenciamento de mudanças estabelece uma estrutura para fazer alterações no projeto. Os gerentes de projeto tendem a querer evitar mudanças no projeto; no entanto, as mudanças às vezes são inevitáveis. O plano de gerenciamento de mudanças fornece protocolos e processos para fazer alterações. É fundamental para a prestação de contas e transparência que os patrocinadores do projeto, os gerentes de projeto e os membros da equipe do projeto sigam o plano de gerenciamento da mudança.