Neste post, eu ofereço orientação sobre como engajar e gerenciar a conversa.
10 dicas para melhorar seu conforto com conversas difíceis:
- Faça o trabalho de planejamento. Sua observação dos comportamentos em questão e sua capacidade de conectar esses comportamentos ao negócio são essenciais. Saiba onde você quer que a conversa vá. Os verdadeiros mestres do feedback desenvolvem a disciplina para escrever e praticar o planejador de conversa planejado. Planejamento prévio impede desempenho ruim!
- A pontualidade é essencial. Se você já recebeu uma avaliação de desempenho anual que incluiu críticas de algo que você supostamente fez ou não fez há alguns meses, você sabe como é inútil um feedback obsoleto. É seu trabalho como gerente garantir que o feedback seja comportamental, voltado para os negócios e oportuno. Meu parceiro de redação para o meu primeiro livro, Lições Práticas em Liderança, sugeriu que o valor do feedback construtivo diminuía em 50% todos os dias em que você atrasou a oferta.
Se as emoções são quentes, deixe as coisas esfriarem um pouco. Embora tenha acabado de implorar para que você forneça um feedback em tempo hábil - o mais próximo possível do incidente -, se as coisas estão aquecidas, reserve um dia para deixá-las esfriar um pouco. Apenas não deixe que demore por muito tempo.
- Escolha a configuração . Se o seu tópico difícil for potencialmente embaraçoso ou se você prever uma resposta emocional, evite configurações de escritório aberto ou salas de conferência com janelas de vidro. Não erre do outro lado, selecionando uma configuração projetada para intimidar. Um ambiente privado e neutro é melhor para conversas mais difíceis. Se você tem medo de repercussões físicas, consulte seu representante de RH que pode decidir estar presente com você.
- Prepare sua atitude. É essencial entrar nessas discussões com um sentimento de confiança e um comportamento que mostre que você está calmo e comprometido com um resultado positivo. Seu tom de voz, linguagem corporal e contato visual são todos importantes. Lembre-se de que essa conversa é importante para o seu negócio, sua equipe e o indivíduo sentado à sua frente. Administre-se para retratar o nível certo de determinação com o nível correto de preocupação com o bem-estar da outra parte.
- Use a frase de abertura que você preparou na sessão de planejamento . Um bom abridor identifica o comportamento, vincula-o ao impacto do negócio e indica a necessidade de mudança. Não se sinta compelido a elogiá-lo. Enquanto alguns profissionais de feedback apreciam o feedback construtivo “positivo” com positivo, muitos acreditam que isso simplesmente confunde a mensagem. E, claro, você deveria estar dando um feedback positivo - quando conquistado - cedo e com frequência.
- Não perca o controle da conversa. Mais do que alguns gerentes bem-intencionados se viram de cabeça para baixo nessas conversas. Se o participante responder à sua declaração de abertura com algo como "Bem, eu teria feito isso se você fosse um gerente melhor", não fique na defensiva e deixe a conversa se transformar em uma discussão sobre o seu desempenho. Uma resposta razoável pode ser: "John, essa conversa é sobre o comportamento que descrevi e o impacto que isso tem sobre nossos negócios, não sobre meu desempenho".
- Não seja descarrilado pelo sistema hidráulico. Eu tive homens e mulheres chorando na minha frente e, embora desconfortável, muitas vezes é a maneira de o indivíduo reagir ao estresse. Esteja preparado com um lenço de papel. Dê tempo para eles comporem. Se necessário, faça uma breve pausa. Você pode ser compreensivo com a situação, apenas não deixe as lágrimas inviabilizarem seu foco em chegar à resolução correta.
- Promova um diálogo . O melhor feedback e conversas focadas no comportamento são as discussões, não os monólogos. A outra parte lhe dará aberturas para criar uma discussão onde for apropriado. Teste para confirmar a compreensão e peça ideias para fortalecer ou alterar o comportamento em questão. Você sabe que está funcionando quando a parte receptora oferece idéias sobre suas próprias melhorias.
- Lembre-se de trabalhar na direção planejada para a conversa. Se o comportamento é uma habilidade ou conhecimento relacionado, venha preparado com idéias para treinamento. Se for treinar para aumentar a confiança ou encorajar o indivíduo a dar o próximo passo, coloque seu chapéu de treinamento. Se o tópico estiver focado em um comportamento inaceitável, reitere o impacto comercial do comportamento e ofereça aconselhamento claro sobre como evitar isso no futuro. Ao lidar com os tópicos mais difíceis de desempenho ou comportamento, deve haver implicações para a não conformidade.
- Construa um plano de ação juntos. Depois de obter clareza sobre o assunto, trabalhe em conjunto para definir o caminho a seguir. Concorde com um plano de ação e defina uma data clara para acompanhar e discutir o progresso.
O Bottom-Line for Now:
No meu post original, eu compartilhei o segredo de que a maioria dos gerentes está empacando em conduzir o que eles percebem que será uma conversa difícil. O outro segredo é que a maioria das pessoas quer feedback e quer melhorar. Em sondagens após pesquisas nas minhas oficinas, os indivíduos expressam de forma esmagadora que desejam que seus gerentes lhes dêem mais feedback - tanto construtivo quanto positivo. Em vez de atrasar essas discussões de melhoria de desempenho, carreira e negócios, planeje o sucesso e use o processo e as dicas acima para ajudá-lo a fortalecer seu próprio desempenho com essa ferramenta de gerenciamento essencial.