Descrição do trabalho recepcionista
Os recepcionistas realizam tarefas administrativas e de escritório, como atender telefones e e-mails, receber visitantes e fornecer informações gerais sobre sua organização ao público e aos clientes.
Uma recepcionista é, por definição, a primeira pessoa que um visitante normalmente vê. A entrada da frente de um complexo de escritórios ou de uma instalação médica geralmente terá uma recepcionista cujo trabalho principal é direcionar os visitantes para o escritório correto dentro da instalação. Escritórios individuais também podem ter sua própria recepcionista, ou um assistente de escritório ou gerente de escritório pode desempenhar esse papel. Na verdade, os três graus em si, até certo ponto. Embora às vezes negligenciados, os recepcionistas ocupam um papel essencial e confiável em qualquer empresa.
Salário
O salário médio para os contadores foi de US $ 27.920 por ano em maio de 2016, de acordo com o Bureau of Labor Statistics. Isso varia de acordo com a área e os níveis de experiência.
Top 5 Necessidades Recepcionistas Habilidades
Aqui estão as informações sobre as principais habilidades que os empregadores procuram ao contratar recepcionistas:
1. Profissionalismo
Como recepcionista, você deve ser a primeira pessoa que um cliente ou outro visitante vê ao chegar.
Isso significa que você é responsável por fornecer a primeira impressão de todos sobre seu empregador. Você deve, portanto, incorporar os ideais de sua empresa, tanto em seu comportamento quanto em sua aparência. Olhe a parte. Cumprimente todos com um sorriso e uma palavra amável e mostre que você está feliz em ajudar.
2. Habilidades de Comunicação
A comunicação é muito importante, já que seu trabalho principal é cumprimentar as pessoas, descobrir o que elas precisam e ajudá-las a conseguir.
A maior parte desta comunicação será verbal, pessoalmente ou por telefone.
Além de interagir com os visitantes, você também terá que trabalhar em estreita colaboração com todas as várias pessoas que os visitantes vêm ver. Se uma reunião importante acontecer, você pode ter que explicar por quê. Se alguém está tendo um dia ruim, você pode suportar o peso disso.
Se uma emergência se desenvolve em frente ao seu local de trabalho, você pode ser a primeira pessoa que deve responder a ela e decidir o que fazer. E sempre você terá que garantir que a informação flua através de você com precisão e eficiência.
3. Competências Tecnológicas
Obviamente, você estará usando um sistema de telefonia, provavelmente um com várias linhas internas e externas que você deve manter funcionando sem problemas. Também é muito provável que você esteja familiarizado com planilhas, software de processamento de texto, sistemas de e-mail e compartilhamento de arquivos da sua empresa e, possivelmente, várias plataformas de mídia social e as soluções de software da própria empresa. Há sempre uma copiadora e o papel sempre fica preso. Você pode concertar isso?
4. Organização
Você será o nexo de uma grande parte da comunicação interna do seu empregador. Isso significa que você não apenas terá que se manter organizado , mas também terá que manter todo mundo organizado.
Você pode ser responsável por estocar e endireitar materiais de leitura ou recursos informativos em sua área de espera também.
5. Capacidade de multitarefa
Você raramente terá apenas uma coisa para cuidar. Um novo telefonema pode entrar enquanto você ainda está online com o primeiro, então você deve cumprimentar o novo chamador e depois voltar. Enquanto isso, três pessoas podem estar esperando pessoalmente para falar com você. Você terá que manter as necessidades de cada pessoa separadas em sua mente, não negligenciar ninguém, e não ficar sobrecarregado ou frustrado. Algumas pessoas gostam do desafio. Alguns não. Se você puder realizar várias tarefas ao mesmo tempo , poderá ser uma vantagem para seu empregador e sua empresa, e provavelmente será bem-sucedido como recepcionista.
Lista de habilidades de recepcionista
As habilidades necessárias para o trabalho de recepcionista variam de acordo com o trabalho para o qual você está se candidatando.
Aqui está uma lista de possíveis habilidades que você pode precisar para ser contratado.
A - G
- Precisão
- Suporte administrativo
- Respondendo a perguntas
- Agendamento de compromissos
- Assistindo Outros
- Atenção aos detalhes
- Suporte eclesiático
- Relações com Clientes
- Comunicação
- Computador
- Confirmar compromissos
- Correspondência
- Foco no cliente
- Serviço ao cliente
- Entrada de dados
- Entregando Correio
- Diplomacia
- Direcionando visitantes
- Correspondência de e-mail
- Planejamento de Eventos
- Arquivamento
- Encaminhamento de chamadas telefônicas
- Amigáveis
- Operações de recepção
- Saudação Visitantes
H - M
- Interpessoal
- Emitindo Passes de Segurança
- Enviar
- Gerenciando livros de convidados
- Reuniões
- Mensagem Tomando
- Microsoft Office
N - S
- Deveres de Escritório
- Equipamento de escritório
- Suporte do Office
- Organização
- Telefonemas
- Priorização
- Fornecendo Informações
- Fornecendo Materiais de Leitura
- Pontualidade
- Registrando Convidados
- Confiabilidade
- Pesquisa
- Triagem e direcionamento de chamadas
- Auto motivado
- Quadro de distribuição
T - Z
- Trabalho em equipe
- Telefone
- Gerenciamento de tempo
- Validando Passes de Estacionamento
- Comunicação verbal
- Manutenção da área de espera
- Visitantes de boas vindas
- Processamento de Texto
- Comunicação escrita
Frases para incluir em um currículo de recepcionista
Um currículo para a posição de recepcionista deve conter um número de seções, como um objetivo ou perfil , um resumo das qualificações , áreas de especialização, realizações, histórico de emprego, habilidades e educação.
As frases a seguir ajudarão você a criar seu currículo Você pode usar estas declarações na seção de habilidades, qualificações ou pontos fortes do seu currículo:
• Altamente qualificados para saudar os visitantes e direcioná-los para a pessoa ou seção certa
• Bem versado em gerenciar os hóspedes, reservar e emitir passes de segurança.
• Experiência prática em fornecer informações aos visitantes e responder suas perguntas
• Registro comprovado de atendimento / encaminhamento de chamadas e recebimento de mensagens
• Capacidade demonstrada para lidar com consultas por telefone e e-mail
• Capaz de manter uma área de recepção organizada
• Conhecimento abrangente de organização de material de leitura na área de espera
As seguintes declarações de deveres do trabalho da recepcionista são dadas no tempo passado e podem ser usadas para descrever suas experiências com um trabalho que você realizou no passado. Se você quiser escrever uma descrição do seu trabalho de recepção atual em seu currículo, você deve alterar essas frases para apresentar o tempo.
• Cumprimentou, ajudou e dirigiu convidados, trabalhadores, visitantes e o público em geral
• Atendeu todas as chamadas recebidas e lidou com perguntas do chamador
• Fornecer serviços de suporte de escritório para garantir eficiência
• Respondido a convidados e inquéritos públicos
• Recebido, dirigido e passado por faxes telefônicos
• Dirigido funcionários, convidados e público em geral para o funcionário certo
• Manteve um registro suficiente de material de escritório
• Fornecimento de processamento de texto e suporte administrativo
• Pegou e entregou o correio
• Manteve o sistema de arquivamento comum e arquivou todas as cartas
• Coordenar a reparação e manutenção de material de escritório
• Forneceu serviços administrativos para o gerente do escritório
Receptionist Resume Example
É sempre bom ter um exemplo, então aqui está uma olhada no currículo de uma recepcionista e pode ser adaptada às suas necessidades de procura de emprego:
Primeiro nome, ultimo nome
123 Moore Ave.
Albany, NY 12201
(111) (222-3333)
firstnamelastname@email.com
Experiência de trabalho
Recepcionista / Assistente Administrativo
Escritórios de advocacia de Smith e Reilly
Colonie, NY
Janeiro de 201X - presente
- Programe e participe de reuniões, realize atas de reuniões, disperse minutos por e-mail para todos os parceiros.
- Organize documentos em preparação para as datas dos tribunais
- Primeira pessoa de contato para os clientes.
- Encomenda e manutenção de material de escritório para a empresa.
- Organizado e respondido aos e-mails conforme necessário.
Recepcionista
Consultório Odontológico do Dr. Smith
Albany, NY
Dezembro de 20XX - dezembro - 20XX
- Cumprimentou os pacientes quando eles chegaram.
- Agendamentos agendados pessoalmente e por telefone.
- Manuseio de arquivos médicos (anotações, classificação e arquivamento).
- Reivindicações arquivadas com companhias de seguros dentárias.
- Manuseio de mensagens e e-mails recebidos e enviados.
Representante de Atendimento ao Cliente
Companhia Nacional de Energia e Gás
Albany, NY
Setembro de 20XX - dezembro de 20XX
- Atendimento de chamadas atendidas.
- Resolvidos problemas e preocupações do cliente.
- Clientes direcionados para recursos apropriados.
- Confortavelmente usado sistema de atendimento ao cliente baseado em computador.
Outra experiência
Felicidade do Acampamento - Conselheiro do Acampamento
Verão 199X
Latham High Gazette - Editor de Jornais
Júnior e Senior anos de ensino médio
Educação
ABC College, Albany, NY
Bacharel em Artes
Major: Administração de Empresas
Habilidades
- Excelentes habilidades MS Office.
- Excelentes habilidades gramaticais.
- Experimente atender chamadas em telefones multilinha.
- Confortável usando uma variedade de equipamentos de escritório.
- Capacidade de manter um espaço de trabalho organizado e organizado.
- Fortes habilidades de atendimento ao cliente.
Dicas para escrever seu currículo
Ao compilar seu currículo, não se esqueça de mencionar todas as suas habilidades relevantes, tendo em mente o tipo de escritório em que você estará trabalhando. Escreva seu currículo especificamente para o trabalho para o qual você está se candidatando.
Por exemplo, se você estiver se candidatando a um cargo em um consultório médico, não deixe de destacar suas habilidades que serão utilizadas nesse tipo de ambiente, como o serviço ao cliente, telefone ou habilidades de arquivamento que você possui. Veja como combinar suas habilidades com uma descrição de trabalho .