Como se comunicar, para que os funcionários ouçam e entrem em ação
As organizações realizam uma análise de desempenho para fornecer feedback, incentivar o desenvolvimento dos funcionários e avaliar o progresso e a contribuição dos funcionários. Se um funcionário está atendendo e excedendo as expectativas de trabalho é um componente crítico do feedback da análise de desempenho.
Uma revisão formal de desempenho desafia as habilidades de comunicação do gerente porque o funcionário entende que a avaliação de desempenho afetará sua remuneração. Isso pode causar conflitos, ansiedade e sentimentos feridos. Independentemente de como sua organização pratica feedback de desempenho, quando você precisa manter uma conversa difícil , essas frases e abordagens ajudarão. Aqui estão algumas táticas para fornecer feedback.
Seu desempenho é excelente
Essa comunicação é fácil, mas você pode melhorar seu impacto e efeito. Mencione por que e dê exemplos das razões para classificar o desempenho do funcionário como excelente. A funcionária aprenderá com seus exemplos e poderá incentivá-la a realizar mais ações identificadas como dignas de nota.
Você está atualmente realizando e seu desempenho pode ser melhorado
Comunique que o funcionário está realizando e atendendo às expectativas dos requisitos do trabalho, mas ele tem a oportunidade de melhorar o desempenho e de se tornar um colaborador de destaque.
Descreva as áreas que precisam de atenção.
Indique que, embora seu desempenho o qualifique para um aumento porque ele está realizando com sucesso os requisitos de trabalho mais importantes, você gostaria de ver melhorias em áreas específicas.
Saliente que, se o empregado obtiver o maior aumento salarial possível a cada ano, ele precisará melhorar o desempenho atual para atingir essa meta.
Discuta as áreas em que ele tem maior oportunidade de melhoria.
Seu desempenho não está atendendo às expectativas
Observe que, embora tenhamos discutido seu desempenho durante as reuniões semanais, ele não está melhorando e é hora de falar sobre um plano de ação. Todos os funcionários são esperados, no mínimo, para realizar suas expectativas de trabalho.
Indique as principais áreas de desempenho que precisam de melhorias antes de poder determinar que seu desempenho está atendendo às expectativas mínimas de trabalho.
Saliente que o funcionário não está realizando as expectativas mínimas de trabalho que você discutiu durante o ano. Você pode acrescentar: "Talvez eu não esteja comunicando essa informação claramente para que você entenda as implicações do seu desempenho contínuo. Decidi que nosso próximo passo é um plano de melhoria de desempenho no qual definimos metas, fazemos acordos, estabelecemos prazos e datas de vencimento e reunir-se com frequência para avaliar o progresso ".
O funcionário não entende o que você está dizendo
Não continue a repetir as mesmas informações quando um funcionário não entender o que você está tentando comunicar. Encontre outras maneiras de dizer a mesma coisa e espere que uma delas comunique claramente suas preocupações. (Lembre-se de que, às vezes, a falta de clareza indica discordância.)
Diga ao funcionário que você está aberto a qualquer pergunta que possa ajudar a esclarecer os pontos que ele não entende. Por fim, peça-lhe que resuma sua compreensão de suas principais áreas de preocupação. (Você pode então determinar o que não é compreendido e quão distante você está se comunicando.)
O funcionário não concorda com o que você está dizendo
Quando você tenta comunicar claramente os problemas observados com o desempenho de um funcionário e o funcionário discorda, o questionamento é uma abordagem recomendada.
- Você pode fornecer exemplos que me mostrarão o que está errado na minha avaliação do seu desempenho?
- O que você acha que eu estou mal entendido sobre o desempenho que eu observei regularmente neste trimestre?
O feedback que recebi de seus colegas de trabalho, membros da equipe e outros gerentes é consistente com minhas observações.
Conseqüentemente, eu sei que você discorda da minha avaliação, mas eu não ouvi nada hoje que me faça querer alterá-lo. Por enquanto, minha avaliação será mantida. Terei o maior prazer em discutir seu desempenho em um mês em nossa reunião semanal depois de ter visto evidências de melhoria nessas áreas ...
Resumindo para garantir a compreensão
Diga ao funcionário: "John, você resumirá nossa discussão aqui hoje para que eu saiba que você e eu estamos na mesma página ?" Expressar confiança na capacidade do funcionário de aprender, crescer, mudar ou melhorar: "Estou confiante de que você poderá fazer as alterações que discutimos hoje. Acredito que você poderá fazer essas melhorias porque tem o Talento e habilidades necessárias para um desempenho acima da média Eu estou disponível para ajudá-lo quando você encontrar barreiras para o seu sucesso ou se você sentir que vai perder uma data de vencimento ou prazo Apenas deixe-me saber quando isso ocorre assim que você está ciente disso "
Estabelecer o plano de acompanhamento
Estado: "Vamos fazer um plano juntos para buscar essas melhorias. Quero ter pontos de feedback com frequência suficiente para que saibamos quando um problema está ocorrendo. Reserve o tempo entre hoje e quinta-feira para elaborar um plano para fazer essas alterações. Quinta-feira, você e eu podemos concordar com os objetivos e prazos para o plano. Vou pensar sobre isso também e venha preparado com minhas idéias. "
Chegar a um acordo sobre um plano de ação
Pergunte ao funcionário: " Você concorda que este é um plano viável? Nós reunimos este plano e estou confiante de que você será capaz de realizar as melhorias necessárias dentro dos cronogramas que desenvolvemos. Você concorda? Que preocupações você tem? sobre o que podemos falar hoje? "
Anunciando uma decisão de pagamento que seria impopular
Diga ao funcionário: "Com base no seu desempenho este ano, determinei que você não é elegível para um aumento de salário. Como você não atingiu suas expectativas de trabalho, não receberá um aumento nesse ciclo. Terei prazer em discutir isso mais em 4-6 meses depois de ter visto melhoria sustentada em seu desempenho ".
Indique o montante do aumento salarial e o montante da remuneração que o aumento trará ao salário do empregado, com um novo aumento salarial. As porcentagens nem sempre são motivadoras. Embora o funcionário provavelmente faça as contas, seu objetivo é conscientizá-lo sobre a mudança no pagamento. Exemplo: "Seu aumento de salário é de US $ 500, elevando seu salário total a US $ 55.000".
Quando você se comunica claramente e evita uma reação defensiva, pode expressar suas expectativas de uma forma que o funcionário ouça. Fale para que o funcionário ouça, compreenda e melhore - afinal, esse não é o objetivo?