Como encontrar registros importantes de maneira rápida e fácil
A única vez que você parece pensar em seus documentos importantes é quando precisa deles. E, muitas vezes, você não consegue encontrá-los quando precisa deles, porque ou você não tem um sistema organizado e centralizado para armazenar seus documentos importantes e / ou a última vez que precisou deles, simplesmente os jogou de volta no mar de documentos em seu escritório em casa, em vez de colocá-lo de volta onde ele pertencia.
Soa familiar?
Com todos os seus documentos importantes espalhados pela sua casa, você desperdiça muito tempo e energia procurando por eles. Você também corre o risco de perder alguns deles completamente. Mas com alguns passos simples, você pode organizar seus documentos em papel importantes em uma hora neste fim de semana!
Você precisará de um pequeno arquivo de duas gavetas ou de uma caixa de arquivos suspensa portátil, de arquivos suspensos multicoloridos (6 cores diferentes), de pastas com aba superior de terceira camada e de um cofre à prova de fogo (opcional). Ou você pode comprar um grande fichário e inserções de guia. Depois de conseguir as mercadorias, aqui estão os seis passos que você seguirá para organizar sua papelada.
Primeiro passo: reunir todos os seus documentos
Antes de poder organizar todos os seus documentos importantes, você deve localizá-los. Às vezes é mais fácil falar do que fazer.
Verifique o seu escritório em casa como em gavetas e os papéis empilhados em sua mesa ou mesa. Verifique as pilhas de papel que atravancam as bancadas da cozinha, bem como as gavetas e cestos da cozinha.
Olhe na cômoda do seu quarto e na mesa de cabeceira (você poderia tê-los deixado lá na corrida matinal e esquecido deles). Por último, mas não menos importante, verifique sua bolsa ou maleta para documentos importantes que você ainda carrega acidentalmente (opps).
Segundo Passo: Categorize seus documentos
Os documentos mais importantes se enquadram em uma das seis categorias a seguir.
Classifique todos os seus documentos reunidos da seguinte forma:
- Registros de propriedades e imóveis - hipotecas, títulos de propriedade, projetos de melhorias e recebimentos, manuais e garantias de eletrodomésticos, informações sobre impostos sobre propriedade, apólices e manuais de seguro residencial
- Registros automáticos - títulos, registros de manutenção, políticas e informações de seguros, informações sobre empréstimos e registros de pagamento
- Registros de saúde - apólices de seguro, manuais de benefícios de seguro de saúde, explicação de benefícios médicos, contas de médico, listas de prescrição, informações sobre gastos flexíveis, recibos médicos, diretrizes médicas, apólices de seguro de vida
- Registros financeiros - extratos bancários, declarações fiscais, registros de deduções fiscais, registros de investimentos, registros de empréstimos, extratos de cartões de crédito
- Registros eletrônicos - contratos e manuais de telefonia celular; recibos de vendas e garantias para computadores, laptops e iPads; planos e contas de cabo e Internet; recibo de vendas do roteador sem fio e manual
- Registros pessoais - certidões de nascimento, certidão de casamento, certidão de divórcio, documentos de custódia, informações de previdência social, registros de imunização, passaportes, registros de serviço militar, registros batismais e de confirmação, testamentos, plano fúnebre e informações do local do enterro. Se você tem animais de estimação, também pode incluir documentos importantes, como informações sobre vacinas e veterinários nesta categoria.
Terceiro Passo: Encontre seus documentos vitais
A maioria dos seus documentos importantes pode ser armazenada em um arquivo normal ou em uma caixa de arquivo suspensa. Há alguns, no entanto, que realmente devem ser armazenados em uma opção de armazenamento seguro ou externo à prova de fogo, como um cofre.
Documentos vitais são documentos que seriam muito difíceis ou muito demorados para serem substituídos. Eles podem conter informações pessoais confidenciais que podem ser comprometidas em caso de invasão ou roubo. No caso, sua casa foi destruída pelo fogo ou inundação que você deseja que esses documentos vitais permaneçam intactos.
Para a maioria das pessoas, os seguintes documentos seriam considerados vitais: informações de seguridade social, certidões de nascimento, apólices de seguro junto com as informações de contato de seu agente, testamentos, títulos de propriedade, títulos de carro, seu passaporte e qualquer contrato ou acordo que exigisse sua assinatura original.
Faça uma lista principal de todos os documentos vitais que você coloca em seu cofre à prova de fogo ou em uma opção de armazenamento externo.
Passo Quatro: Duplique sua carteira
A maioria de nós carrega informações críticas em nossas carteiras todos os dias. Você conhece tudo o que está na sua carteira? O que você faria se sua carteira fosse perdida ou roubada?
Faça cópias de sua carteira de motorista, cartão do doador, cartão do seguro de saúde, cartões de fidelidade, clubes do armazém e, o mais importante, todos os cartões de crédito e débito (cópia frente e verso). Guarde estas cópias com seus outros documentos importantes:
Quinto passo: Crie um sistema de arquivamento simples
Quanto mais simples o sistema de arquivamento, maior a probabilidade de usá-lo de forma consistente. Pegue cada categoria de documento importante e atribua a ele uma cor de arquivo suspensa:
- Home and Property Records
- Registros Automáticos
- Registros de saúde
- Recordes financeiros
- Registros Eletrônicos
- Registros pessoais
Adicione o número apropriado de arquivos suspensos ao seu sistema de arquivamento para o número de documentos que você tem em cada categoria.
Use as pastas manila e crie uma pasta para cada documento individual dentro de cada categoria. Coloque as pastas na seção apropriada do arquivo suspenso colorido.
Se você comprou um grande fichário de três argolas e inserções de guias, rotule as guias com os nomes de registro acima, perfure todos os documentos e organize-os. Se os papéis não devem ser furados, perfure uma pasta e coloque os documentos na pasta.
Agora, se a papelada não é sua coisa, este pode ser um momento de libertação para você. Você pode digitalizar todos esses documentos, salvá-los em um disco rígido e, em seguida, destruir tudo. Mas use o seu próprio critério, pois é melhor guardar alguma papelada. Use seu melhor julgamento.
Em manutenção
Agora que seus documentos importantes estão organizados, mantenha-os organizados. Cada mês, quando você paga suas contas, arquive todos os novos documentos na seção apropriada do seu sistema de arquivamento. Ao mesmo tempo, procure os documentos removidos do sistema durante o mês que ainda possam estar fora do sistema de arquivamento. Reescreva-os. Pelo menos duas vezes por ano, revise os documentos em seu sistema de arquivamento para ver se algum deles pode ser removido. Um bom cronograma a seguir é no primeiro dia do ano e no final de cada ano letivo.
Com um pouco de esforço, você pode colher benefícios a longo prazo organizando seus documentos em papel importantes.
Editado por Elizabeth McGrory.