Consolide todas as suas listas em um
- Responsabilidades de trabalho
- Responsabilidades domésticas
- Horários escolares e atividades
- Recados
- Telefonemas
Como você acompanha tudo isso? Se você é como a maioria das pessoas, não da forma mais eficiente ou eficiente possível.
- O seu escritório está cheio de notas amarelas presas a todas as superfícies?
- Você tem listas de tarefas separadas? Um para casa e outro para o escritório? Ou talvez você tenha várias listas para cada um?
- Você pega envelopes ou até mesmo guardanapos para anotar coisas que surgem em sua cabeça enquanto dirige?
- Quantos cadernos diferentes estão na sua mesa agora que incluem itens de ação ou tarefas? Seja honesto.
- Sua bolsa está transbordando com pedaços de papel que incluem anotações ou mensagens telefônicas?
- E quanto ao balcão da sua cozinha? Está cheio de notas, listas de compras e tarefas pessoais?
Para gerenciar suas listas de tarefas de maneira mais eficiente, consolide-as em uma lista principal.
O especialista em gerenciamento de tempo Kenneth Zeigler é um grande defensor do uso de uma lista mestra. Em seu livro Organizing for Success , ele diz: "O propósito de uma Lista Mestra é tirar tudo da sua cabeça. Uma lista mestra é um diário de pensamentos e atividades à medida que ocorrem. A mente pode organizar o que você precisa para realizar mais efetivamente quando ele pode ver tudo que você precisa para concluir. "
Como começar
- Encontre a ferramenta certa - Você precisa encontrar uma ferramenta que funcione para você capturar sua lista mestre consolidada. Alguns podem achar que um simples bloco de notas faz o truque. Outros podem querer usar um caderno espiral projetado especificamente para rastrear tarefas. Considere o uso de um sistema de notas eletrônicas, como o Evernote.
- Certifique-se de que a ferramenta é portátil - À medida que as tarefas surgem em sua cabeça, você precisa de um local para gravá-las, portanto, certifique-se de que a ferramenta escolhida seja portátil. Se você estiver usando um sistema de anotações eletrônicas, leve sempre consigo um pequeno caderno para registrar pensamentos, idéias, tarefas e compromissos. Você pode transferi-los para o organizador de notas eletrônicas no final do dia.
- Consolide todas as suas listas - Depois de selecionar a ferramenta certa, reúna todas as suas várias listas de tarefas. Transfira todas as tarefas e itens para sua nova lista principal. Não se preocupe em colocá-los em qualquer ordem específica. Você está simplesmente capturando em um único lugar cada coisa que você precisa fazer. Não se surpreenda se sua lista principal for longa.
- Adicionando à sua lista mestre - Ao longo do seu dia e pensando em coisas que você precisa fazer, adicione-as à sua lista principal. À medida que são atribuídas tarefas, adicione-as à sua lista. À medida que seus filhos falarem sobre as coisas de que precisam para a escola, adicione-os à sua lista. Enquanto você pensa em tarefas que precisa executar, adicione-as à sua lista.
Sua lista de ações diárias
Na noite anterior ou primeira coisa toda manhã, revise sua lista principal. Selecione as tarefas, os trabalhos e os compromissos que devem ser feitos naquele dia e transfira-os para uma lista de ações diárias. Lembre-se de ser razoável sobre o que você pode realmente realizar naquele dia. Sua lista de ações diárias torna-se seu plano de trabalho para o dia.
Em manutenção
Em uma base regular, sua lista de tarefas agora funciona da seguinte maneira:
- Você tem uma lista principal para todas as tarefas;
- À medida que você passa pelo seu dia e pensa ou recebe tarefas adicionais, adicione-as à sua lista de tarefas do mestre.
- Todos os dias, você revisará sua lista de tarefas principais e transferirá as prioridades de hoje para uma lista de ações diárias.
Periodicamente, avalie sua lista principal. Você pode descobrir, devido a cruzamentos e notas adicionais que foram adicionadas à margem, que faz sentido copiar os itens pendentes restantes para uma nova lista mestre. Não jogue fora a lista antiga. Guarde para revisão histórica e referência futura.
Seguindo este processo, você descobrirá que é mais eficiente, mais no topo das tarefas e que está sendo feito mais.