Levará apenas alguns minutos por dia para obter um escritório limpo
Então, por que mantê-lo limpo? Sua carreira é impactada pela desordem! E decluttering não é tão difícil quanto você pensa que é.
Purgue e limpe o seu escritório em pequenos passos durante cinco dias, para que não pareça esmagadora. Veja como fazer isso.
Limpar, classificar e limpar seu espaço
Pegue um barril de lixo e uma lixeira e comece a purgar . Esta é a melhor parte! O objetivo é se livrar dessa bagunça para dar espaço a muitas coisas boas que estão por vir. Coloque as coisas que precisam ser mantidas em uma caixa ou em um canto do seu escritório. Esteja atento se a papelada na lixeira precisa ser triturada ou não.
Para ajudar a manter as coisas organizadas, minimize os efeitos pessoais em seu escritório, pois eles também precisam ser limpos.
No final, sua mesa ou área de trabalho deve estar limpa. Faça uma limpeza rápida e poeira e, em seguida, volte para o seu trabalho.
Encontre um lar para tudo
Na sua próxima hora marcada para limpar seu escritório, você precisa encontrar uma casa para todas as suas coisas.
Para evitar confusão futura, tudo em seu escritório precisa ter um lar. Depois de usar um item, há esse ótimo lugar que você vai querer colocar em prática.
A desordem acontece quando as coisas não têm um lar. O melhor momento para encontrar um lar para as coisas é quando seu espaço é claro e vazio. Você terá um ótimo olho para o que seu espaço é capaz de suportar.
Desenvolver um sistema de arquivamento
Agora é hora de atacar aquela pilha de papelada que você coloca naquela caixa no canto.
Se o seu sistema de arquivamento consistir em jogar memorandos ou cartas em uma pilha em sua mesa, você precisa organizar seu escritório. Comece pegando pastas no armário de suprimentos. Organize-os por assunto, data ou tipo de documento em um arquivo. Toda vez que um pedaço de papel aparece em sua mesa, jogue-o fora ou arquive-o. Obrigue-se a se levantar de sua mesa ou abrir sua gaveta e arquivar cada papel em seu devido lugar.
Limpe sua coleção de cartões de visita
Você encontrou uma enorme quantidade de cartões de visita quando limpou seu espaço de trabalho ou documentos com números de telefone rabiscados neles? Pegue seu telefone e procure por um novo aplicativo. Existem muitos aplicativos por aí que podem digitalizar um cartão de visita e transferir as informações para o smartphone, como o Evernote ou o ScanBizCards.
Reserve algum tempo, dependendo de quantos cartões você precisa digitalizar, para garantir que todos os dados sejam transferidos com segurança antes de reciclar seus cartões. Indo adiante toda vez que você recebe um novo contato ou cartão de visita, escaneie-o.
Organize os documentos no seu computador
Você precisa ser capaz de encontrar informações para seu chefe ou cliente em tempo hábil. Organização de arquivos de computador é tão importante quanto arquivos de papel.
Se você trabalha em planilhas, no Microsoft Word ou em outros programas, organize documentos do computador de acordo com a data, assunto ou categoria.
Antes de começar a mover documentos, escreva uma hierarquia organizacional que funcione para sua papelada, que facilite sua vida profissional. Em seguida, comece a mover os documentos conforme avança.
Depois de passar pelos seus documentos, não deixe isso desperdiçar. Certifique-se de fazer backup de arquivos em um disco rígido ou flash externo para evitar perder o trabalho se o sistema do seu computador falhar.
Atualize o documento regularmente
Quando a gaveta do seu arquivo estiver tão cheia que você não pode fechá-la, é hora de reduzir a bagunça do papel descartando documentos desatualizados. Agende um horário específico a cada semana para fazer um balanço de sua papelada . Evite jogar arquivos inteiros. Em vez disso, apenas se livre de material desatualizado, como arquivos para clientes que não usaram seus serviços em dois anos. Condense arquivos maiores e mantenha apenas os itens atualizados mais necessários.
Organize seu escritório semanalmente
Um escritório desordenado é um caminho para uma vida de trabalho ineficiente. Reserve 15 minutos depois do almoço para organizar as coisas. Registre a papelada necessária, digitalize cartões de visita, organize arquivos e planilhas de computador e coloque os itens de volta em sua casa.
Depois de ter desocupado seu espaço pessoal no trabalho, você se sentirá incrivelmente energizado. Você se sentirá mais leve e essa energia positiva passará para os outros. Evite voltar ao seu antigo estilo, tornando as limpezas semanais um hábito. Seu escritório vai começar a ser organizado de tal forma que esses 15 minutos que você tem um horário para limpar você pode usar para fazer yoga ou meditar para ajudar a limpar sua mente! Vejo? Coisas boas acontecem quando você purga e limpa.