Evite se esconder atrás do seu computador ou telefone nesses cenários
De fato, em certas circunstâncias, você deve evitá-las. Claro, é fácil se esconder atrás do computador e dizer o que você quer dizer pelo teclado. Mas às vezes você precisa sair para o mundo e usar sua voz.
Aqui estão três situações em que seria melhor se você não batesse em enviar.
Evite Bater Enviar Enviar Para Resolver Conflito
Fizemos todos parte de um email ou uma string de mensagem entre duas partes tentando resolver um problema. Às vezes, você pode ser um dos dois principais participantes ou talvez seja simplesmente uma das muitas pessoas que alguém se sentiu compelido a incluir você.
Com cada email ou mensagem respondida, o problema aumenta. No final, o que talvez tenha sido uma questão relativamente pequena se tornou muito maior. Isso geralmente resulta em uma reunião cara a cara entre as duas partes, bem como um supervisor ou gerente para resolver o conflito.
Em vez de usar e-mail ou mensagens para resolver conflitos, ligue para a pessoa ou agende uma reunião cara-a-cara. Se você for o destinatário de um e-mail ou mensagem de alguém tentando resolver um problema, resista à tentação de responder por e-mail. Pegue o telefone ou vá até o escritório da outra pessoa e diga: "Recebi seu e-mail e achei que talvez fosse melhor discutirmos essa situação cara-a-cara, e não por e-mail.
Você tem alguns minutos para conversar? "
Se o email for sua única opção, não copie outras pessoas. Isso faz com que o problema seja escalonado. Se você estiver no recebimento de tal e-mail, não clique em "responder a todos". Basta responder apenas ao indivíduo que enviou o email. Se você responder "tudo", sua resposta deve dizer: "Eu agradeço por você ter trazido essa situação à minha atenção.
Vou ligar para você em apenas um minuto para discutir. "Isso alertará todos os que foram copiados de que você está cuidando da situação individualmente.
Evite Bater Enviar Quando Você Está Upset
Você já ficou chateado com alguma coisa e disparou um e-mail contundente apenas para sentir um arrependimento imediato? Ou, talvez, você tenha recebido esse e-mail ou mensagem.
Depois de uma situação perturbadora ou interação, o que precisamos é de um período de resfriamento . E-mail e mensagens não se prestam a isso; é instantâneo por design. Em vez disso, depois de se acalmar, ligue ou visite o indivíduo para discutir a situação. Se você estiver no recebimento de um e-mail contundente, evite a vontade de responder. Dê a si mesmo tempo para se acalmar, ligue para a pessoa e peça para conversar cara a cara.
No futuro, decida antecipadamente que você nunca usará e-mails ou mensagens quando estiver chateado. Faça deste um pacto não negociável com você mesmo.
Se você sentir a necessidade de escrever algo quando estiver chateado, escreva uma mensagem. Não insira no e-mail, mesmo se você não pretende enviar a mensagem. Você não seria a primeira pessoa a acertar acidentalmente o botão "enviar" em vez do botão "salvar".
Evite Bater Enviar Enviar para Enviar Más Notícias
Ninguém gosta de receber más notícias e recebê-lo via e-mail ou uma mensagem pode adicionar sal à ferida.
Você já enviou um e-mail a um cliente para informar que o pedido foi atrasado? Ou mandou uma mensagem a uma amiga para que ela soubesse que você não podia comparecer à sua festa de aniversário? Ou que tal enviar um email ao seu chefe para alertá-lo de que você não terminou um projeto e perderia seu prazo?
Se a resposta a qualquer uma dessas perguntas for sim, pare de usar o email ou as mensagens para comunicar más notícias. Usar email ou mensagens para comunicar más notícias pode enviar a mensagem de que você não se importa ou que o problema não é importante o suficiente para garantir sua atenção pessoal. Quando você usa e-mail ou mensagens para comunicar más notícias, você não tem como julgar a reação da pessoa. Muito provavelmente, as pessoas ficarão desapontadas ou chateadas. Se você não está entregando as notícias pessoalmente, seus sentimentos de desapontamento podem aumentar e criar uma situação ainda pior.
Por fim, quando você usa e-mail ou mensagens neste cenário, você parece covarde. Clientes, colegas de trabalho, chefes e amigos apreciam pessoas que têm a coragem de comunicar más notícias pessoalmente.
Se você não tiver certeza se sua mensagem se qualifica como má notícia, pergunte a si mesmo: "Eu gostaria de receber um e-mail ou uma mensagem com esse tipo de notícia ou preferiria que ela fosse comunicada pessoalmente?". Então aja de acordo.
Embora não haja dúvidas de que e-mails ou mensagens são um meio rápido e eficiente de comunicação, nem sempre é apropriado. Siga as orientações acima e evite usar e-mail ou mensagem quando for inadequado fazê-lo.