Por que você quer enviar um email profissional? Existem várias razões. Você pode enviar sua carta de apresentação para um possível empregador, uma carta de agradecimento a um colega que concordou em ser uma referência, uma carta de demissão para seu chefe atual ou um pedido de carta de recomendação.
Você pode ter outros motivos para enviar e-mails não pessoais e, na verdade, é uma boa ideia garantir que todos os seus e-mails sejam organizados e profissionais. Veja o que incluir em suas mensagens, o que não incluir e como fechar, assinar e enviar suas mensagens de e-mail.
Diretrizes para mensagens de e-mail profissionais
Revise estas etapas para escrever um e-mail profissional de alta qualidade e você sempre causará uma ótima impressão no destinatário:
- Linha de assunto: A linha de assunto deve concisamente transmitir o seu propósito de escrever. Sua linha de assunto pode ser tão simples quanto "Obrigado" ou "Solicitação de recomendação".
- Saudação: Mesmo se você estiver escrevendo um email muito curto, inclua uma saudação. Se você souber o nome da pessoa, inclua-a. A menos que você esteja no primeiro nome com a pessoa, chame-a pelo título.
- Duração: mantenha o seu email o mais conciso possível. As pessoas tendem a folhear longos e-mails, então inclua apenas informações essenciais.
- Estilo da fonte: evite fontes ornamentadas, divertidas ou coloridas; estes simplesmente distraem o destinatário da sua mensagem real. Evite o uso excessivo de negrito e itálico, o que faz com que um e-mail pareça confuso. Não escreva em letras maiúsculas também; isso aparece como irritado ou superexcitado em um email.
- Emoticons: não inclua emoticons em um email profissional; guarde-os para correspondência pessoal.
- Ortografia e gramática: Só porque você está escrevendo um e-mail não significa que você deve ser desleixado sobre ortografia e gramática. Edite seu e-mail com cuidado antes de enviá-lo. Uma mensagem sem erro informa ao destinatário que seu email deve ser levado a sério.
- Encerramento: Assine com um breve "Obrigado", "Melhor" ou outro simples envio e, em seguida, seu nome. A maioria das contas de e-mail permite que você incorpore uma assinatura com seu nome, título e informações de contato em todos os e-mails. Esta é uma ótima maneira de tornar cada correspondência mais profissional.
Dicas adicionais de mensagens de e-mail profissionais
Depois de escrever seu e-mail, siga todas essas etapas antes de clicar no botão "enviar":
- Verifique se sua mensagem está completa: verifique novamente se a linha Assunto do seu email está preenchida, se você incluiu uma assinatura , se está enviando a mensagem para a pessoa de contato certa e se preencheu o campo Cco para enviar uma mensagem. copie para si mesmo para ter um registro da mensagem de e-mail.
- Prova de sua mensagem de e-mail: antes de clicar em enviar, verifique também a verificação ortográfica e a verificação de gramática e uso de maiúsculas. Eles são tão importantes na correspondência de busca de emprego por e-mail quanto em uma carta em papel.
- Enviar uma mensagem de e-mail de teste: antes de você realmente enviar seu e-mail, envie a mensagem para você primeiro para verificar se a formatação funciona e nada parece fora do lugar. Se tudo parece bom, vá em frente e envie o e-mail para a empresa ou indivíduo que você está contatando.
- Enviar uma cópia da mensagem de email para você mesmo: Use o campo Cco para enviar uma cópia da mensagem de email para si mesmo para que você tenha um registro de quando você enviou a mensagem e para quem você enviou. Você também pode encontrar essas informações na sua pasta enviada.
- Arquive suas cópias: Com muitos programas de e-mail, você pode enviar pastas para facilitar a localização de e-mails antigos importantes. Configure uma pasta para todos os seus e-mails de procura de emprego e arquive suas cópias da mensagem de e-mail enviada na pasta de procura de emprego.
Verifique seu e-mail regularmente
O tempo é essencial quando você procura emprego, por isso é importante verificar seu e-mail regularmente e com frequência para não perder oportunidades importantes. No mínimo, verifique seu e-mail de manhã e durante o início da tarde, para que você tenha tempo de responder de maneira oportuna às mensagens recebidas.
Hoje em dia, ter um smartphone pode facilitar a verificação de seus e-mails aonde quer que você vá e quando quiser, sem precisar passar o mouse sobre o computador. Na verdade, você pode receber notificações de novas mensagens de e-mail, para que possa lê-las assim que elas chegarem à sua caixa de entrada.