Reembolso de empregado para usar seu próprio veículo
O reembolso de funcionários pelo uso de seu próprio automóvel pode variar um pouco de acordo com o empregador e o setor, mas a maioria das organizações compensa os funcionários com aproximadamente a Taxa de Milhagem Padrão definida pelo IRS ou a Taxa de Reembolso de Veículos Particulares.
A taxa é definida a cada ano pela Administração de Serviços Gerais (General Services Administration - GSA), com base em pesquisas conduzidas por uma consultoria independente sobre os custos atuais da utilização de um veículo.
Para 2018, a alíquota do IRS está fixada em 54,5 centavos por milha percorrida, acima dos 53,5 centavos de 2017, e abaixo dos 54 centavos de 2016 e 57,5 centavos em 2015. Essa taxa padrão fixa incorpora o custo de seguro, registro, gás, óleo e manutenção. Para alguém que dirige muito para o trabalho, isso pode resultar em uma dedução bastante significativa.
A maioria dos empregadores reembolsará a taxa de IRS ou GSA, uma vez que podem deduzir até esse montante como uma despesa quando apresentarem a sua declaração de rendimentos, embora existam outras fórmulas fiscais complexas que os empregadores possam utilizar. Quando os trabalhadores qualificados são difíceis de encontrar durante as expansões econômicas, os empregadores são mais propensos a fornecer taxas competitivas de reembolso.
O Internal Revenue Service exige que os pagamentos de reembolso sejam feitos separadamente da folha de pagamento, sem a cobrança de impostos.
A maioria dos empregadores, portanto, processará pagamentos de despesas através do sistema de contas a pagar para mantê-los separados da folha de pagamento e para manter a conformidade com as leis do IRS.
Se o seu empregador estiver reembolsando a taxa GSA ou IRS ou perto dela, você pode ter certeza de que está fazendo um acordo justo. Se você está recebendo menos do que a taxa de IRS, então você pode deduzir algumas das despesas em seu imposto de renda pessoal.
Reembolso de funcionários do governo
Os funcionários do governo sempre serão reembolsados exatamente na taxa da GSA se o uso de um carro de propriedade particular for autorizado ou quando nenhum veículo do governo estiver disponível.
Requisitos de Reembolso de Despesas com Automóveis
Você precisará fornecer um registro de milhagem, recibos de gás e documentação de qualquer outro recibo de despesas permitido relacionado ao seu carro. Sem registros detalhados, seu relatório de despesas pode ser rejeitado. Ou pior, seu empregador poderia tomar medidas disciplinares se achar que sua reivindicação pode ser fraudulenta. Muitos empregadores exigem manutenção de registros contemporâneos, assim como o IRS. Não tente estimar sua milhagem, pois isso pode violar as políticas do seu empregador.
Manter caneta e papel em seu carro é um método, ainda que tedioso; A melhor opção é um aplicativo de rastreamento de milhas que rastreia automaticamente suas viagens em um log contemporâneo que você pode imprimir ou fazer o download. É uma maneira eficiente de acompanhar a milhagem, os pontos de início e de término e a finalidade comercial da campanha para incluir no seu relatório de despesas.
Consequências Fiscais
Os reembolsos de milhas são considerados desembolsos isentos de impostos pelos empregadores, desde que sejam documentados e não excedam suas despesas reais.
No entanto, o seu empregador não pode pagar diretamente pelos custos operacionais, como reparos ou manutenção do seu carro, sem consequências fiscais. Outras despesas, como pedágios diretamente relacionados ao transporte comercial, podem ser reembolsadas sem impostos, desde que você tenha recibos.
Alguns empregadores fornecem um subsídio mensal para despesas com automóveis. Se os funcionários forem obrigados a fornecer registros de despesas, eles serão tributados somente por qualquer quantia recebida além das despesas registradas. Se os empregadores não exigem documentação, o subsídio pode estar sujeito a tributação.
A partir do ano fiscal de 2018, com a implementação da Lei de Cortes e Empregos de Imposto, os trabalhadores não poderão mais deduzir despesas de automóvel não reembolsadas. Em 2017 e em anos anteriores, essas despesas foram dedutíveis na medida em que excederam 2% da receita bruta ajustada.
Assim, os trabalhadores que conduzirão extensivamente como parte da execução de suas responsabilidades de trabalho, devem avaliar cuidadosamente as políticas de reembolso da empresa à medida que revisam as ofertas de emprego. Se um empregador não costuma reembolsar as despesas do carro, você pode se oferecer para reduzir o salário em troca de reembolso, já que o reembolso será protegido da tributação se as despesas forem devidamente documentadas. Como alternativa, você pode negociar um salário mais alto para contabilizar a carga tributária adicionada sob a nova lei fiscal.
Consulte o seu empregador ou um contador para obter conselhos sobre como as regulamentações se aplicam à sua situação.
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