Como revisar o trabalho dos subordinados

Quando você atribui trabalho a subordinados, você monitora muitos aspectos de seu progresso, mas está principalmente preocupado se o trabalho é feito corretamente e se é feito a tempo.

Faça o trabalho no prazo

Conseguir seu trabalho a tempo é o mais fácil para os dois monitorarem. Isso porque o tempo é mais fácil de medir do que a qualidade. Você precisa definir requisitos claros, incluindo marcos e prazos, mas também precisa permitir alguma flexibilidade.

Planeje suas agendas, ou faça com que planejem suas agendas, para incluir algum tempo de folga. Sempre haverá alguns eventos imprevistos, por isso é prudente construir pelo menos um pouco de folga em um cronograma. A quantidade de folga que você permite em sua programação varia de indivíduo para indivíduo, com os indivíduos mais experientes e com maior necessidade de folga.

Usando um relatório de progresso para acompanhar o cronograma

O método mais comum de rastrear se o trabalho é feito no prazo é o relatório periódico, geralmente feito semanalmente para pequenos projetos e mensalmente para projetos maiores. Quando você tem que seus subordinados enviar relatórios de progresso escritos , um dos itens sobre os quais eles irão relatar é sua adesão ao cronograma. Um método comum usado para indicar rapidamente o status é a cor do semáforo. Se o projeto estiver dentro do cronograma, eles mostrariam um símbolo verde. Se o projeto estiver atrasado, eles mostrariam isso como um símbolo vermelho.

Às vezes, o amarelo também é usado para indicar quando há um pequeno problema que não é grave o suficiente para justificar a cor vermelha.

Você também quer que eles relatem qualquer coisa que esteja bloqueando o progresso deles. Esta seção deve incluir o que eles tentaram limpar o bloqueador e os resultados desses esforços. Se eles estão solicitando assistência de você, ou de alguém fora de sua esfera, isso deve ser claramente indicado.

Não se esqueça de tê-los também incluir suas realizações. Se eles fizeram algo que eliminou um bloqueador, preveniram o problema ou, de alguma outra forma, ajudaram a manter o cronograma intacto, que deve ser anotado em seu relatório de progresso.

Finalmente, o relatório de progresso deve mostrar a porcentagem completa, planejada versus real. A maioria dos projetos faz muito pouco progresso no começo, então eles crescem abruptamente, e no final do projeto novamente progridem lentamente. O cronograma do projeto que você e seu funcionário desenvolveram deve ser responsável por isso. Se você fez isso ou não no cronograma, precisa avaliar o progresso relatado pelo funcionário. A porcentagem planejada completa deve refletir, em geral, quanto do tempo alocado para o projeto já passou. Em um projeto com um cronograma de três meses, o funcionário deve informar o percentual completo planejado de aproximadamente 1/3 no final do primeiro mês. Se eles relataram um número muito menor ou muito maior, seria prudente você olhar um pouco mais fundo. Além disso, você precisa fazer um julgamento sobre a precisão do que eles relatam para uma porcentagem real completa. Com base em seu conhecimento do projeto e seu status geral, você deve ser capaz de avaliar, aproximadamente, se a porcentagem completa relatada pelo funcionário é exata ou não.

Por exemplo, se eles informarem um número completo planejado de 60% e um percentual completo real de 65%, mas você sabe que o projeto sofreu com dificuldades, você deve investigar o relatório com mais detalhes.

Comece o trabalho feito para a direita

É mais difícil medir e monitorar se o funcionário está ou não realizando o trabalho corretamente. Isso porque é mais difícil definir e quantificar o que "feito corretamente" significa. Aqui, novamente, como acontece com os cronogramas, você precisa definir expectativas e objetivos claros e específicos. E enquanto com horários você permite alguma flexibilidade e folga você precisa ser menos flexível em relação à qualidade. Bom é bom.

Não perca de vista seu alvo. Quando falamos de "feito certo", lembre-se que você está indo para "excelente" e não "perfeito". E não se esqueça de se concentrar nos resultados e não no processo .

Acompanhando o progresso em fazer o certo

A melhor maneira de acompanhar o progresso de seus funcionários com relação ao trabalho correto é a realização de reuniões frequentes e o uso liberal de "mostrar e contar". Quando um funcionário relata ter feito um progresso apreciável, peça-lhe que mostre o que ele fez. No início do projeto, o trabalho pode ser um pouco difícil e apenas parcialmente completo. Isto é esperado. No entanto, com o passar do tempo, as demonstrações do funcionário devem mostrar progresso com o trabalho se tornando mais suave e mais completo.

A chave durante essas revisões de qualidade é garantir que a estimativa do funcionário sobre a qualidade do trabalho realizado até o momento corresponda à sua. Por exemplo, se você revisar o projeto que é aproximadamente meio-termo, e o funcionário indicar que a qualidade do trabalho está nesse nível, você precisa se certificar de que concorda. Se lhe parecer que a qualidade do trabalho feito até este ponto ainda é difícil e preliminar, você precisa discutir a diferença com o empregado e redefinir suas expectativas. Se você não o fizer, quando achar que alcançou a qualidade final, provavelmente avaliará se o trabalho está apenas com acabamento moderado.

Linha de fundo

Ao revisar o trabalho que você delegou aos subordinados, lembre-se de que você ainda é responsável pelo trabalho deles. Portanto, certifique-se de que o trabalho seja feito no prazo e feito corretamente, conforme discutido acima. Ao primeiro sinal de dificuldade, você precisa entrar em cena e ajustar os padrões do funcionário para se adequar ao seu.