A diferença é que os assistentes pessoais apenas auxiliam uma única pessoa e também podem ajudar em tarefas pessoais, como fazer compras ou programar compromissos sociais.
Algumas pessoas delegam trabalho de projeto para seus assistentes ou têm seus assistentes para substituí-los na ausência deles.
Requisitos de trabalho para assistentes pessoais
Embora não exista um requisito mínimo para assistentes pessoais em termos de educação, um background em negócios ou trabalho administrativo ajuda. Uma segunda ou terceira linguagem também pode ser importante em alguns casos. Em geral, as habilidades que você tem são mais importantes do que a sua educação. Uma discussão sobre algumas dessas habilidades necessárias pode ajudá-lo a decidir se esse tipo de trabalho é para você.
Aqui está uma lista de habilidades de assistente pessoal para currículos, cartas de apresentação, pedidos de emprego e entrevistas. As habilidades exigidas variam de acordo com o trabalho para o qual você está se candidatando, portanto, também revise nossa lista de habilidades listadas por trabalho e tipo de habilidade . Examine essa lista e veja se você usou essas habilidades em trabalhos anteriores ou adquiriu-as por meio de treinamento.
Faça anotações sobre quando e como você usou ou desenvolveu essas habilidades.
Em seguida, adicione-os ao seu currículo e carta de apresentação ou mantenha-os à mão para preencher os formulários de emprego. As pessoas que selecionam os aplicativos geralmente estão procurando por habilidades-chave. Combine suas habilidades com as postadas como necessárias para o trabalho. Em seguida, certifique-se de que eles são mencionados na sua carta de apresentação e listados em seu currículo.
Você também deve desenvolver respostas da entrevista sobre como você usou suas habilidades em posições anteriores. Tenha um exemplo de como você resolveu um problema no local de trabalho usando uma ou mais dessas habilidades. Mostre como usar suas habilidades contribuiu para o sucesso de um projeto.
Exemplos de habilidades do assistente pessoal
Esta lista não é exaustiva, mas inclui algumas das habilidades mais importantes e procuradas para assistentes pessoais.
Organização e Gerenciamento de Tempo
Como assistente pessoal, uma grande parte do seu trabalho será manter alguém organizado e dentro do prazo. Você deve, portanto, estar bem organizado. Felizmente, a organização pode ser aprendida. Existem técnicas específicas que você pode adaptar para tornar seu uso do tempo mais eficiente e manter sua vida e a de seu gerente em ordem.
Comunicação Escrita e Verbal
Você terá que entender e seguir as instruções, e terá que transmitir informações com clareza e honestidade. Dependendo dos detalhes da sua posição, você também pode receber clientes, responder a correspondências ou criar relatórios e apresentações. Todas essas tarefas exigem habilidades de comunicação de primeira classe, incluindo falar e escrever, ouvir e ler.
Precisão e atenção aos detalhes
A atenção aos detalhes é um componente crítico de se manter organizado e se comunicar bem.
A imprecisão ou imprecisão criam ineficiência na melhor das hipóteses, e também podem causar erros graves ou alienar os colegas do seu gerente.
Conhecimento de Software Relevante
O software que você terá que manipular pode variar, mas provavelmente incluirá processamento de texto, planilhas, bancos de dados, calendários, editoração eletrônica e PowerPoint, ou algo equivalente. Ser capaz de fornecer pelo menos um mínimo de suporte técnico é uma vantagem. Você pode ter que avaliar vários programas e aplicativos diferentes para escolher por si mesmo que fornece as melhores ferramentas para atingir os objetivos do seu gerente. Sempre, seu trabalho é tornar o trabalho do seu gerente mais fácil e simples, e isso pode exigir muita resolução de problemas nos bastidores.
Tato e discrição
Como assistente pessoal, você estará freqüentemente exposto a material confidencial, de segredos comerciais a informações altamente pessoais que você precisará manter em sigilo.
Uma habilidade relacionada é o tato, a capacidade de reagir suavemente ou não reagir a informações que outras pessoas possam achar difíceis ou embaraçosas. Você deve, em outras palavras, ser uma pessoa segura para o seu gerente ficar vulnerável. Afinal, só você saberá quanta ajuda eles precisam.
Lista de habilidades do assistente pessoal
Capacidades administrativas
Essas habilidades geralmente fazem parte da descrição do trabalho de um assistente pessoal ou são habilidades de valor agregado. Seu empregador pode precisar de alguém que possa fazer essas tarefas para ela.
- Administrativo
- Compromissos
- Correspondência
- Recados
- Eventos
- Planejamento de Eventos
- Arquivamento
- Procedimentos de Implementação
- Manutenção de agendamentos
- Reuniões
- Gerenciamento de escritório
- Gerenciamento de Projetos
- Pesquisa
- Agendamento
- Tomando Ditado
- Tomando Mensagens
- Tomando notas
- Arranjos de Viagem
- Planejamento de Viagens
Habilidades de comunicação
Como assistente pessoal, todos os aspectos das comunicações são importantes para o trabalho. Esteja preparado para mostrar sua experiência ou treinamento.
- Atender Telefone
- Comunicação
- O email
- Saudação Visitantes
- Administrando Consultas
- Networking
- Comunicação não verbal
- Chamadas de rastreamento
- Comunicações Verbais
- Comunicações Escritas
Habilidades Financeiras
Você tem experiência ou treinamento para essas tarefas?
- Contabilidade
- Orçamento
- Compra
- Abastecimento
- Compras
Competências Tecnológicas
Você consegue usar diferentes plataformas e dispositivos e fazer uma solução básica de problemas?
- Computador (PC, Mac, tablet)
- Gerenciamento de banco de dados
- Microsoft Office
- Preparação para apresentação
- Relatórios
- Processamento de Texto
Habilidades de Maestria Pessoal
Essas habilidades geralmente fazem parte da sua personalidade. Mostre como você os usou e os desenvolveu.
- Confidencialidade
- Diplomático
- Critério
- Flexibilidade
- Interpessoal
- Multitarefa
- Organização
- Atitude positiva
- Solução de problemas
- Comportamento profissional
- Auto motivado
- Jogador da equipe
- Gerenciamento de tempo
- Trabalhar independentemente
Se você não usou essas habilidades em um trabalho anterior, veja como você as desenvolveu em trabalhos voluntários ou não remunerados ou use-as em sua vida pessoal. Você usa essas habilidades como parte de uma comunidade de fé ou para um projeto de estudante na escola? Você desenvolveu habilidades como parte de uma equipe esportiva ou esporte individual? Essa experiência também pode ser valiosa e torná-lo um melhor candidato para o cargo.
Sample Personal Assistant Resume
No resumo de amostra a seguir, criado para um Assistente pessoal, anote como várias das habilidades mencionadas acima foram incorporadas ao texto, especialmente do “Resumo de qualificações” inicial.
Karen O'Dell
2704 Hill Street
Columbia, MO 65203
karenodell@myemail.com
Celular: 870.123.4567
Assistente Pessoal
Assistente pessoal orientado a detalhes e altamente organizado, bem versado em fornecer suporte contínuo a executivos de nível C. Execução impecável e independente de responsabilidades administrativas, de agendamento e de agendamento de viagens, compras e planejamento de eventos com eficiência sem esforço. Competências Essenciais:
- Administrativo : processe dados confidenciais e cuide de toda a correspondência e ditado com integridade e confidencialidade descomprometidas. Garantir um ambiente livre de estresse para a tomada de decisões executivas, coordenando proativamente reuniões e eventos especiais e resolvendo complicações em etapas formativas.
- Comunicações: Construa facilmente um relacionamento com clientes, fornecedores e partes interessadas do projeto, tanto pessoalmente quanto por escrito. Adepto em networking diplomaticamente entre as partes para garantir a execução de qualidade de projetos e eventos.
- Administração financeira: capaz de alavancar a educação em contabilidade para balancear com precisão livros e executar funções de orçamento e compras.
- Principais Pontos Fortes: Positiva e consumadamente profissional no comportamento, com capacidade de incutir a confiança e o envolvimento dos outros. As competências técnicas incluem o Microsoft Office Suite, o QuickBooks e o Adobe Creative Suite. Fluente em espanhol.
Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Assistente Pessoal do Presidente (20XX a Present)
Fornecer apoio administrativo e pessoal abrangente ao fundador da empresa de consultoria financeira, com escopo de responsabilidade que inclui funções de ditado, correspondência, gerenciamento de escritório, relações com fornecedores, agendamento de reuniões, coordenação de viagens e planejamento de eventos.
- Planejou todos os detalhes para eventos de relações com clientes altamente bem-sucedidos, incluindo finais de semana em resorts de golfe e tênis, seminários sobre planejamento financeiro e banquetes para acionistas.
- Provedores de viagens e entretenimento econômicos e garantidos, reduzindo os gastos com viagens em 15%.
- Utilizou o Adobe Creative Suite para criar novos folhetos de marketing visualmente atraentes e um boletim informativo mensal.
Contabilidade Creekside, Columbia, MO
Assistente Administrativo (20XX a 20XX)
Servido como assistente administrativo para um grupo de três CPAs. Cumprimentou clientes e reuniu informações pessoais e financeiras; arquivos do cliente organizados. Agendado e tomou notas nas reuniões, lidou com a recepção do telefone e processou a correspondência.
- Freqüentemente elogiado por clientes e empregadores por comportamento alegre e forte atenção aos detalhes.
- Ajudou a treinar tanto os clientes quanto o novo pessoal no uso de software de gerenciamento tributário proprietário.
Educação
Bacharel em Administração de Empresas (Menor: Contabilidade); 3,52 GPA
Universidade do Missouri, Columbia, MO
Equipe de tênis, Kappa Alpha Theta Sorority, Toastmasters Club, ano no exterior em Madrid, Espanha