Concentre-se menos no que você quer dizer e mais no que você quer que eles ouçam.
O que eu quero dizer?
Se você está dando instruções a um funcionário, pedindo comida em um drive-through, ou escrevendo um memorando explicando o novo código de vestimenta que você quer ter certeza.
Você quer dizer a coisa certa para que a outra pessoa entenda o seu ponto. Às vezes você pratica o que vai dizer. Muitas vezes escrevemos rascunhos de nossos memorandos e discursos para nos certificar de que usamos as palavras certas. Tudo isso é feito para garantir que enviamos a mensagem certa.
Inúmeros livros e artigos foram escritos explicando porque o envio da mensagem certa é tão importante e ensina a enviar exatamente a mensagem que você deseja enviar. Seus autores enfatizam a importância de ser conciso, preciso e específico na escolha de suas palavras, independentemente de você as escrever ou falar. Eles dizem que essa é a melhor maneira de transmitir sua opinião ao público.
Quem é meu público?
Todos nós sabemos o quão importante é o nosso público ao decidir o que vamos dizer e como vamos dizer isso. Explicar o valor de um novo sistema telefônico é diferente se você estiver falando com o departamento financeiro do que se estiver falando com a equipe de televendas.
Quanto melhor você conhecer o seu público, mais fácil será para você personalizar sua mensagem para eles. Quanto mais a sua mensagem é adaptada ao seu público, mais provável é que você vai ter o seu ponto de vista.
Como eu os alcanço?
Enquanto a mensagem que você envia é importante, a mensagem que o receptor ouve é ainda mais importante.
Se você conhece seu público, geralmente você tem uma ideia de como eles irão interpretar ou filtrar o que você diz. Você pode usar isso a seu favor para garantir que eles recebam a mensagem que você está tentando enviar.
Todos nós sabemos, por exemplo, que se estamos nos dirigindo a um grupo de alunos da primeira série, não podemos usar "palavras grandes" porque eles não conseguirão. Eles não entenderão nossa mensagem. Então escolhemos palavras que eles entenderão. Em vez de usar "palavras grandes" que transmitem a mensagem que queremos enviar, usamos palavras que achamos que elas entenderão. Dessa forma, eles ouvirão nossa mensagem e a entenderão.
Não tente explicar conceitos de tecnologia para contadores usando termos técnicos. Não use uma analogia financeira para transmitir um ponto ao Departamento Criativo. Se você quiser que seu departamento de serviço processe mais chamadas por dia, diga-lhes isso. Não diga a eles que precisam "reduzir o intervalo de tempo entre as oportunidades da interface do cliente".
Gerenciar esta questão
Para aumentar suas chances de obter seu ponto de vista, concentre-se mais no receptor do que no remetente. Adapte sua mensagem ao seu público para melhorar sua compreensão. Não se preocupe tanto com o que você quer dizer sobre o que você quer que eles ouçam e entendam.