Um monte de escrever para o negócio é desleixado, mal escrito, desorganizado, cheio de jargão e incompleto.
Muitas vezes é muito longo ou muito curto. Todos esses atributos contribuem para a redação comercial ineficaz.
Se você está escrevendo uma proposta de vendas, um e-mail para seu chefe ou um manual de instruções para um pacote de software, existem algumas etapas que você deve seguir para ser eficaz. Siga estes cinco passos:
- Organize seu material
- Considere seu público
- Anote seus pensamentos
- Revise seu material
- Edite seu material
Organização é fundamental
Se você não organizar seu material, ele não fluirá bem e não fará sentido. Escrever pode ser simples ou complicado. Ao escrever um e-mail anunciando uma reunião de equipe, isso é tão simples quanto coletar seus pensamentos. Por outro lado, você provavelmente precisará desenvolver um esboço complexo antes do material acabado, se estiver escrevendo os resultados de um teste farmacêutico inovador. Seja qual for a tarefa, sem um nível apropriado de organização (mesmo organizando seus pensamentos), você pode não incluir tudo o que precisa ou deixar de dar destaque aos tópicos mais importantes.
Omissões ou um foco incorreto tornarão seus negócios menos claros.
Conheça seu público
Antes de começar a escrever, pense no seu público-alvo. Por exemplo, uma apresentação sobre o novo programa 401 (k) da sua empresa pode ter o mesmo esquema quando entregue ao seu CFO, bem como aos funcionários, mas o nível de detalhes que você inclui variará.
Você também precisa considerar o tom. Um e-mail rápido para sua equipe, lembrando-os do piquete anual da empresa, não terá o mesmo tom da sua missiva em relação ao relatório anual da sua empresa.
Além disso, lembre-se de que você se comunicará de maneira mais eficaz com seu público, se se concentrar no que quer que eles ouçam, e não no que você vai dizer .
Uma palavra sobre boa escrita
Bons escritores têm diferentes estilos de escrita. Alguns preferem escrever tudo e depois voltar e editar. Outros preferem editar à medida que avançam. Às vezes, seu estilo preferido varia dependendo do que eles estão escrevendo.
Conforme você escreve (ou quando edita), esteja ciente do comprimento. Você deve usar palavras suficientes para deixar claro o seu significado, mas não use palavras desnecessárias apenas para torná-lo florido. A escrita empresarial precisa ser clara e concisa, não detalhada e florida. Lembre-se, ninguém na empresa tem tempo para ler mais do que o necessário.
Por outro lado, não faça sua peça muito curta. Você deve escrever o suficiente para que seu significado seja claro e não seja mal entendido. Imagine se um equipamento em um depósito fosse rotulado como "usado mas bom". Não ficaria claro se isso significava que o equipamento fora muito usado, ou que o equipamento não era mais novo, mas ainda funcional.
Algumas palavras adicionais teriam esclarecido o significado. Além disso, evite usar jargões ou abreviações, pois eles podem significar coisas diferentes para leitores diferentes. Independentemente do seu estilo de escrita, todos os escritores precisam revisar e editar todo o material escrito, até mesmo os e-mails.
Revisar e editar
Independentemente do seu estilo de escrita, todos os escritores precisam revisar e editar todo o material escrito, até mesmo os e-mails. Depois que você terminar de escrever, revise seu trabalho. Você pode então precisar editá-lo. A revisão está relendo o que você escreveu para garantir que todas as palavras em sua cabeça sejam corretamente colocadas no papel. Como nossos cérebros trabalham mais rápido que nossos dedos, você pode omitir palavras, deixar um final ou usar o homônimo errado (por exemplo, "lá" em vez de "seu"). A revisão corrige esses erros. Obviamente, revisar um e-mail de uma linha é fácil e apenas olhar para ele enquanto digita pode ser o suficiente.
No entanto, se você estiver escrevendo um manual de instruções, sua revisão será mais complicada e demorará mais.
Depois de revisar seu material, é hora de editá-lo. Às vezes, a revisão e edição podem ser feitas simultaneamente, mas é mais eficaz quando são feitas sequencialmente.
A razão pela qual você edita é consertar ou alterar o que você escreveu para fazer com que o material soe (e leia) melhor. Ao escrever para negócios, isso significa corrigir os erros e tornar o texto o mais claro e conciso possível.
Você não está escrevendo um romance
Quando você está escrevendo para o negócio, não está escrevendo o próximo "grande romance americano". Sua escrita deve ser tão descritiva quanto necessária, mas você não precisa pintar quadros com palavras vivas usando muitas palavras e figuras de expressão. Se você quer dizer "casas de vidro", não escreva "domicílios vítreos", escreva "casas de vidro".