01 Primeira Fase: Análise da Estratégia de BPO e Educação
- Analise custos e processos diretos e indiretos, incluindo subprocessos e investimentos projetados.
- Eduque-se sobre os requisitos de governança e gerenciamento de relacionamento, processos e organização retidos, oportunidades de melhoria interna e o processo de solicitação de informações (RFI)
- Como parte de sua estratégia de fornecimento, considere fornecedores únicos em vez de múltiplos, fonte única versus lances competitivos e obtenha informações sobre provedores em potencial.
02 Segunda Etapa: Desenvolvimento e Precificação de RFP
- Indique os requisitos de trabalho, por exemplo, processos chave, finanças, RH ou TI.
- Definir níveis de serviço atuais e direcionados.
- Realize uma análise financeira dos fatores econômicos e de produtividade.
- Desenvolva o business case, incluindo economia de custos e melhorias de processos tangíveis e intangíveis.
- Escolha um modelo de cálculo de preços, por exemplo, preço fixo versus preço variável ou baseado em saída.
- Determinar a governança, o acordo de nível de serviço e os planos de gerenciamento de relacionamento.
Terceiro Passo: Avaliação e Negociação de Propostas
- Distribuir RFP para provedores de BPO qualificados com base na estratégia de negócios.
- Visite com provedores e classifique-os. Com base em sua análise, determine uma pequena lista de opções.
- Comece negociações preliminares.
- Verifique as referências e realize de três a cinco visitas detalhadas ao local do cliente.
- Negociar contrato, níveis de serviço e estrutura legal.
- Crie um escritório de gerenciamento de programas de governança e BPO
Depois que essas três etapas forem concluídas, é hora de começar o planejamento da transição.
04 Transição
A transição é a chave para um programa bem sucedido. Muitas empresas podem produzir o Business Case. A execução do Business Case é a chave para perceber o valor da decisão. Transição engloba três elementos, Financeiro - Técnico - Mudança de Organização. Descobrimos que o elemento orientado para as pessoas, Mudança Organizacional, é aquele que recebe menos atenção e é muitas vezes o diferencial para alcançar o sucesso do Business Case. Uma sólida metodologia de transição enfatiza esse elemento. Uma Metodologia de transição é ilustrada no diagrama abaixo:
05 3 Fases da Transição
Nós envolvemos nossos clientes em um plano mais alto para uma visão estratégica e implementação eficiente. Essa intensidade é um assunto comum nas fases de migração pré-migração e pós-migração do projeto.
No estágio de pré-migração, uma avaliação rigorosa de processos, pessoas, infraestrutura de tecnologia e gerenciamento é realizada para esboçar o roteiro em um ambiente terceirizado.
No estágio da fase de migração, a atividade acima é levada para o próximo nível para facilitar a sincronicidade entre cliente e BPO a partir de uma perspectiva operacional
No estágio pós-migração, os processos migrados para a equipe de operações principais são responsáveis pela estabilidade e aprimoramento de processos. Uma estrutura de monitoramento rigorosa é usada para garantir a transparência das operações para o cliente.