Crie um RFP que obtenha resultados
, às vezes chamado de RFP ou RFQ para "solicitação de cotação", é um documento que uma empresa emite quando quer comprar um produto e quer disponibilizar suas especificações ao público. Este é geralmente o caso quando várias empresas vão licitar no trabalho ou no trabalho e convida preços mais competitivos. Mas seu esforço pode gerar lances que são um desperdício de tempo ou, pior ainda, nenhum lance, se você não preparar a RFP corretamente.
Veja como fazer isso para obter o melhor sucesso.
Dificuldade: Média
Tempo necessário: geralmente leva vários dias
Veja como:
- Faça sua lição de casa: descubra o que você precisa, o que você quer e o que é possível antes de começar a escrever sua RFP. Não faça um RFP para uma máquina que pode produzir 1.500 widgets por hora, se você nunca vendeu mais de 25 por mês. Não faz sentido emitir um RFP para um carro voador quando um mensageiro pode atravessar o trânsito com a mesma velocidade em uma bicicleta.
- Distinguir entre suas necessidades e desejos: se você quiser comprar um aplicativo que possa transmitir imagens entre a matriz e suas vans no local de trabalho, especifique o número de imagens necessárias por segundo, o tamanho máximo das imagens necessárias e a resolução necessária. Claro, pode ser legal ter essas imagens coloridas, mas isso é realmente necessário? Se você realmente precisar de um determinado específico, use palavras como "will", "shall" e "must". Isso indica que esses são os requisitos. Especificações que são meramente "desejos" devem ser identificadas por palavras como "pode", "pode" e "opcional".
- Decida como será o vencedor : as propostas recebidas em resposta à sua RFP serão diferentes. Cada empresa respondente terá diferentes pontos fortes e fracos. Alguns se concentrarão no menor custo. Outros vão se dedicar à melhor qualidade . Ainda assim, outros oferecerão um conjunto completo de recursos. Decida de antemão o que você está procurando - o menor custo, a entrega mais rápida ou alguma combinação dos dois.
- Organize o documento : Qualquer coisa que você escreva para os negócios deve ter muita reflexão e deve ser organizada. Um esboço é um bom lugar para começar. No mínimo, você precisará de seções para uma introdução, requisitos, critérios de seleção, cronogramas e processo. Muitas dessas seções terão subseções.
- Escreva a introdução : é aqui que você explicará aos possíveis licitantes por que você está publicando a RFP e o que espera alcançar ao fazer isso. A introdução também pode incluir um resumo dos principais pontos das outras seções, incluindo a data de vencimento. A introdução de uma RFP para um sistema de transmissão de imagens pode ser algo como: "A XYZ Company solicita propostas para um sistema altamente confiável e fácil de usar capaz de transmitir imagens do escritório principal para vans em qualquer lugar da região metropolitana. deve ser recebido até segunda-feira, 5 de março de 2007, às 08:00 PST. "
- Explicar os requisitos : Esta seção é uma das mais importantes e geralmente leva mais tempo. Você terá que especificar o tamanho e a clareza das imagens a serem transmitidas e a velocidade necessária. Seja específico, mas não diga aos licitantes como você deseja que o trabalho seja realizado, a menos que seja essencial. Você pode querer dividir essa parte em subseções pelo sistema. Por exemplo: a) tamanho e qualidade da imagem b) transmissão (que pode incluir a velocidade desejada e quaisquer requisitos que tornem a transmissão segura) ec) opções desejadas (onde você pode listar a cor como uma opção desejável).
- Critérios de seleção : Aqui é onde você diz aos proponentes como você selecionará o lance vencedor. Você pode divulgar o quanto quiser. É uma boa idéia incluir uma frase como: "O licitante vencedor, se houver, será selecionado apenas pelo julgamento da XYZ Company." Alguns RFPs do governo são muito específicos sobre os critérios de seleção, mas a maioria dos RFPs comerciais é menos precisa. Poderá pretender criar uma folha de cálculo que atribua a cada lance um determinado intervalo de pontos em cada categoria e, em seguida, peça a uma equipa que escolha o lance "melhor" entre os que obtiverem as três melhores pontuações.
- Cronogramas : esta seção informa às empresas que desejam definir a rapidez com que devem agir e por quanto tempo o processo deve ocorrer. Seja razoável quando você definir seus prazos. Não peça propostas para sistemas complexos, depois dê aos concorrentes apenas alguns dias para responder. Dedique mais tempo para preparar um lance se o seu RFP for grande, se a compra desejada for complicada ou se você precisar de uma resposta mais detalhada. Também é aqui que você pode informar aos licitantes quanto tempo o processo de avaliação demorará, quando eles serão notificados se tiverem êxito e quanto tempo deverão ser entregues.
- Processo: Use esta seção para explicar como o processo funcionará, desde o envio da RFP até a concessão do contrato e o início do trabalho. Esta seção pode dizer: "Os lances são devidos na data especificada na etapa 8 acima. Todos os lances serão analisados para garantir que atendam a todos os requisitos e sejam responsivos. Todos os lances responsivos serão pontuados em categorias X (você pode nomear as categorias se você deseja) e as três melhores ofertas serão avaliadas pela equipe da proposta para selecionar o licitante vencedor e um suplente.As negociações com o licitante vencedor devem resultar em um prêmio de contrato dentro de duas semanas. "
- Decida como enviar o RFP : A maioria dos RFPs é enviada por correio, mas não precisa ser. Você pode enviar uma RFP por e-mail ou postá-la no site da sua empresa. Só não se esqueça de especificar o nome ou o número que os proponentes devem usar para identificar a RFP à qual estão respondendo.
- Decida quem receberá a RFP: Você já pode ter identificado os fornecedores de quem deseja comprar. Sua empresa pode até ter uma lista de fornecedores aceitáveis. Caso contrário, você poderá encontrar fornecedores possíveis por meio de sua rede profissional , pesquisando on-line ou solicitando fornecedores confiáveis de outros materiais para suas recomendações. Não limite sua lista de quem recebe sua RFP para apenas empresas "grandes" ou fornecedores "estabelecidos". Você pode encontrar ideias melhores e preços ainda melhores de fornecedores menores, que geralmente estão mais interessados em conquistar sua empresa.
- Envie o RFP.