Não deixe sua mensagem fora de mãos de outra pessoa
Veja mais uma explicação para ajudá-lo a entender a importância de sua mensagem "fora do escritório" e por que você deve agendar algum tempo para trabalhar nela.
Define expectativas ... para todos
(Com sorte) você estará tirando uma licença de maternidade depois que seu bebê nascer. Este tempo longe do escritório é privado e muito especial. Você nunca mais conseguirá esse tempo com seu recém-nascido. Sempre. Por isso, é importante proteger esse período em sua vida.
Você sabe como é receber um email de trabalho durante as férias, certo? Você se sente obrigado a enviar uma resposta rápida! Mas enquanto você está de licença, você não tem tempo para uma resposta "rápida".
Você e sua família estão recebendo outro membro no mundo. Esse tempo de união será preenchido com noites sem dormir, um horário imprevisível, flutuações hormonais, consultas médicas, visitas e quem sabe o que mais. Além disso, haverá uma boa quantidade de mudanças dentro de você e de todos ao seu redor que você desejará administrar.
Escrever e-mails nessas condições não produzirá seu melhor trabalho. A sua mensagem "fora do escritório" irá protegê-lo de interrupções no trabalho, bem como de emails mal pensados.
Definir limites é uma obrigação durante este tempo. Para ajudar a colocar sua vida de trabalho em espera, defina uma nova prioridade que seu recém-nascido e tudo o que vem com ele vem em primeiro lugar.
Quando você cria a mensagem de ausência do escritório, seus clientes, colegas de trabalho e qualquer outra pessoa que tente entrar em contato com você entendem qual é a sua nova prioridade e esperamos que não a atravesse.
Então, como você cria uma incrível mensagem "não perturbe" para ajudar a proteger um tempo tão especial?
Dê sua mensagem "Fora do escritório" algum pensamento
Quando estiver com cerca de 26 semanas de gravidez, comece a trabalhar na sua mensagem "Fora do escritório". Se lhe for dada a opção de guardar um título para esta mensagem, intitule "Maternity Leave - Out of Office".
Preparar a mensagem com antecedência permite que você tenha mais controle sobre o que sua mensagem dirá. Você é quem conhece o seu trabalho, quem assumirá suas responsabilidades e quando poderá voltar ao escritório. Decida se você quer dizer que voltará em um determinado dia, durante uma semana específica, ou não mencionará uma data. Se você não informar uma pessoa específica, o remetente poderá entrar em contato, decidir se deseja mencionar o e-mail de seu gerente ou um número de telefone para o qual eles possam ligar.
Ao criar esta mensagem com antecedência, você salvará a todos, incluindo você, tempo e energia. Pode ser necessário deixar o escritório inesperadamente (você sabe, para entregar o bebê) para que a configuração da mensagem forneça ao seu administrador de TI ou ao seu gerente uma mensagem preparada para uso.
Você quer que o departamento de TI ou o seu gerente definam o tom desta mensagem? Não!
Uma vez que sua mensagem "fora do escritório" é salva, informe seu gerente. Eles vão adorar saber que você está preparado para a sua saída e há uma coisa a menos que eles precisarão fazer para apoiá-lo.
Coisas para incluir na sua mensagem
Abaixo está uma amostra da mensagem "fora do escritório" que você pode usar. Depois de ativar a mensagem em seu software de e-mail, ele responderá automaticamente a todos os e-mails enviados a você durante um período de tempo especificado.
Cabe a você se você gostaria de informar aos destinatários onde você está. Você pode simplesmente dizer que está "fora do escritório" ou pode informá-los de que está de licença maternidade. Se preferir não informar a todos que está em licença de maternidade , basta apagar as três palavras "para licença de maternidade". Você pode usar uma variante desta mensagem de e-mail para férias prolongadas ou viagens de negócios também!
Onde você vê (parênteses), insira as palavras ou frases apropriadas para as suas circunstâncias.
Obrigado pelo seu email. Eu estou fora do escritório em licença de maternidade até (data que você espera devolver).
Se você precisar de assistência imediata, entre em contato com (nome do seu colega, com detalhes de contato, e-mail do seu gerente ou um número de telefone).
(Se você tem certos projetos que você cobre, liste o nome do projeto e a pessoa que o cobre).
Se a sua questão não for urgente, responderei ao seu email quando retornar.
Atenciosamente,
(Seu nome)