ou um pobre. Aqui estão algumas dicas que você deve seguir ao usar o telefone no trabalho:
- Engula Primeiro
Em outras palavras, sua boca deve estar desocupada ao fazer uma ligação ou atender o telefone. Você quer ser capaz de falar claramente e isso é impossível se você estiver mastigando ou engolindo. - Nome e classificação por favor
Ao receber uma ligação no trabalho, você deve identificar a si mesmo e sua empresa e departamento, se aplicável. Se o chamador foi transferido para você a partir da linha principal da empresa, você pode declarar apenas seu nome e departamento. A pessoa que inicialmente atendeu a ligação provavelmente deu o nome da empresa. Quando você é o chamador, identifique-se da mesma maneira antes de pedir a pessoa que você está tentando alcançar. - As maneiras realmente importam
Sempre seja educado, independentemente de quem está do outro lado da linha. Se você está conversando com uma recepcionista ou com o presidente da empresa, nunca se esqueça de dizer por favor e obrigado. Além do fato de que todos merecem respeito , a pessoa que atende a sua ligação pode garantir que ela seja tratada adequadamente.
- Foco: Embora todos nós gostemos de realizar multitarefas (ou tentar) evitar lidar com outras coisas enquanto você está em uma ligação. Você deve dar a pessoa que você está falando com sua atenção total. Seu email, mídia social e jogos podem esperar.
- Agora espere
Primeiro de tudo, você deve evitar todas as outras conversas enquanto estiver no telefone. A realidade às vezes entra no caminho. Você pode ter que falar com alguém que entra em seu escritório ou cubículo ou atende outra ligação. Desculpe-se e limite sua outra conversa a apenas alguns segundos. Não deixe alguém esperando em espera indefinidamente. Se você não puder cuidar do outro assunto rapidamente, mas ele deve ser tratado imediatamente, em vez de colocar a pessoa com quem você estava falando em espera, pergunte se você pode ligar de volta em um momento que seja conveniente para ela.
- Não deixe seu chamador se perder no sistema
Há momentos em que você não será capaz de ajudar a pessoa do outro lado da linha e terá que transferi-lo para alguém que possa. Quando fizer isso, certifique-se de que ele saiba a quem você está transferindo a ligação e por quê. Deixe-o saber o que fazer se a ligação não for realizada ou se a pessoa para quem você está enviando não estiver lá ou não puder ajudar. - Mantenha mensagens curtas e doces
Quando você deixa uma mensagem de correio de voz para alguém, fale devagar e claramente, especialmente quando declara seu nome e número de telefone. Muitas pessoas deixam mensagens muito longas e desconexas apenas para resmungar rapidamente seus nomes e números no final, o que deixa o destinatário incapaz de retornar a chamada. - Uma vez é suficiente
Se você deixar uma mensagem e a pessoa de quem você a deixou, ela não lhe responderá imediatamente, pode ser porque ela não pode no momento. Não há necessidade de ligar de novo e de novo. Se for um assunto premente, você pode tentar ligar novamente no dia seguinte ou seguir com um e - mail informando que você também deixou uma mensagem de voz. - Ouça primeiro
Ouça um correio de voz que você recebeu na sua totalidade antes de retornar a chamada telefônica. Você pode aprender que nem é necessário ligar de volta (uau, que poupança de tempo) ou que você precisa cuidar de algo primeiro. Por exemplo, o chamador pode precisar de informações que você pode ter pronto quando você voltar para ela.