1. Mind Your Manners
Mesmo em um mundo onde estamos correndo para fazer as coisas o mais rápido possível, a fim de passar para a próxima tarefa, aproveite o tempo para usar boas maneiras em seu e-mail.
Não se esqueça de dizer "por favor" e "obrigado".
Ao abordar pessoas que você não conhece bem ou de forma alguma, ou com as quais você tem apenas um relacionamento formal, discuta-as pelo título e pelo sobrenome, a menos que elas tenham pedido que você fizesse o contrário. Por exemplo, diga "Dear Mr. White" ou "Dear Ms. Gray". Se você estiver respondendo a um e-mail e o remetente da mensagem original o tiver assinado apenas com o nome dele, você pode seguramente assumir que está correto resolvê-lo da mesma maneira.
2. Assista seu tom
Tom é como você, como escritor, pode expressar sua atitude em uma mensagem de e-mail. Influencia como é recebido. Você geralmente quer ter a certeza de encontrar o destinatário como respeitoso, amigável e acessível. Você não quer soar curto ou exigente. Releia sua mensagem várias vezes antes de apertar enviar.
Ao escrever para alguém com quem você se comunicou antes, comece dizendo algo amigável como "Espero que esteja bem". Embora os emojis possam ajudá-lo a transmitir o tom com mais facilidade, evite usá-los em email profissional, a menos que esteja escrevendo para alguém com quem você tenha um relacionamento muito informal.
Nunca os use quando estiver escrevendo para um possível empregador.
É sempre considerado etiqueta de e-mail ruim escrever um e-mail ou uma parte de todas as letras maiúsculas. Isso fará você parecer que está gritando.
3. Seja conciso
Pessoas ocupadas não têm tempo ou inclinação para gastar mais de um minuto lendo um e-mail individual.
Se você quiser permitir que seu destinatário leia sua mensagem rapidamente e ainda a entenda, você deve mantê-la breve.
Não deixe de fora detalhes pertinentes, no entanto. Certifique-se de que sua mensagem transmita claramente sua razão para escrevê-la em primeiro lugar. Ninguém economiza tempo se você acaba indo e voltando enquanto tenta explicar os detalhes que você omitiu.
4. Evite usar abreviações de mensagens de texto
Mesmo que você queira economizar tempo, você não deve usar abreviações de mensagens de texto em seu email profissional. Se você digitar muito texto, como muitas pessoas fazem, você pode estar acostumado a usar uma espécie de taquigrafia para falar com seus amigos. Por exemplo, você pode usar "u", "ur" e "plz" em vez de "você", "seu" e "por favor". Essas abreviações não têm lugar na correspondência comercial, a menos que o destinatário seja alguém com quem você tenha um relacionamento casual.
5. Use um endereço de e-mail profissional
Para mensagens relacionadas ao seu trabalho atual, use sempre o endereço de e-mail que seu empregador atribuiu a você. No entanto, você nunca deve usá-lo para enviar mensagens não relacionadas ao seu trabalho, por exemplo, se estiver procurando por um novo. Use uma conta de e-mail pessoal.
Se você não tiver uma conta pessoal, por exemplo, a que seu provedor de serviços de Internet forneceu quando se inscreveu para o serviço, obtenha uma conta de e-mail gratuita.
Use o Gmail ou outro serviço para configurar um endereço que parece profissional. Não use nada bobo ou sugestivo. Seu primeiro nome e sobrenome ou seu nome completo são escolhas apropriadas.
6. Não esqueça a contagem de ortografia e gramática
É imperativo que você revise seu e-mail com cuidado. Nunca negligencie este passo crítico, não importa o quão ocupado você esteja. As coisas que você quer estar atento são ortografia correta e gramática correta. Além de soletrar palavras comuns corretamente, você também quer soletrar os nomes das pessoas, incluindo o nome do destinatário e o nome da empresa dele.
Tenha cuidado ao confiar demais em verificadores ortográficos. Eles podem não notar erros ortográficos de palavras quando usados incorretamente. Por exemplo, um verificador ortográfico não sinaliza a palavra "para" na frase "Tenho que fazer perguntas para você", embora, nesse contexto, deva ser "dois". Verifique a ortografia que você não tem certeza usando um dicionário on-line gratuito como o Merriam-Webster.