Dicas sobre como ser mais eficiente
Para estratégias adicionais, analise essas dicas de gerenciamento de tempo e dicas de equilíbrio entre vida pessoal e profissional .
Como trabalhar de forma inteligente e ser mais eficiente
Usar o tempo com mais eficiência é uma habilidade importante que todos, desde a recepcionista até o parceiro administrativo, podem aprender.
Adotar a combinação certa de práticas de gerenciamento de tempo pode reduzir o estresse e economizar até uma hora por dia. Abaixo estão nove dicas sobre como trabalhar de forma inteligente e ser mais eficiente.
1. Use a tecnologia para se organizar. Você não pode ser o mais produtivo se estiver desorganizado e cercado pela desordem. Livre-se dessas pilhas aleatórias de papéis e notas adesivas e use um sistema simples de arquivamento eletrônico. Existem inúmeros programas de software que podem ajudá-lo a organizar uma grande variedade de detalhes de clientes e produtos, permitindo acesso rápido e fácil. Além disso, adote um programa de agendamento pessoal que permita manter um calendário, listas de tarefas, planos de trabalho e um diretório de contatos.
2. Agrupe as mensagens recebidas. Constantemente verificar e responder seu e-mail, correio de voz e outras mensagens apenas interrompem sua linha de pensamento e prejudicam a produtividade, especialmente em trabalhos que exigem pensamento criativo, inovador ou estratégico .
Aprenda a responder a mensagens recebidas em lotes e considere a possibilidade de verificá-las apenas três ou quatro vezes por dia.
3. Adote uma abordagem de "um toque". Utilize o princípio "Do, Delegate, Delete ou File" para lidar com e-mails, cartas, contas, mensagens de texto, mensagens de voz e outras solicitações.
4. Desperdiçar o tempo desperdiçado. Muito tempo é desperdiçado no trabalho, procrastinando, fazendo "trabalho ocupado", visitando sites que distraem (especialmente sites de mídia social ), participando de reuniões desnecessárias, editando relatórios e interagindo com colegas tagarelas que estão sempre fofocando ou reclamando.
Concentre-se nas tarefas e atividades que realmente "movem a agulha" do negócio e reduza ou elimine aquelas que não o fazem.
5. Faça pequenos intervalos frequentes. Mesmo as pessoas mais ocupadas precisam limpar a mente e esticar as pernas de vez em quando. Periodicamente, faça uma pausa de cinco a dez minutos longe da sua mesa. Dê um passeio rápido lá fora, se puder, faça alguns exercícios de alongamento ou suba e desça as escadas algumas vezes. Converse com alguém de quem você gosta. Beber água. Coma um lanche saudável, como frutas e legumes frescos. Resumidamente se afastando do seu trabalho irá relaxar seu corpo e rejuvenescer sua mente. Além disso, você ficará menos esgotado quando voltar para casa à noite.
6. Delegar. Você não precisa fazer tudo. Mesmo. Outras pessoas são capazes de lidar com algumas das tarefas que você geralmente reserva para si mesmo. Considere quais tarefas você poderia compartilhar com os outros. Então comece lentamente parcelando algumas dessas responsabilidades. Isso permitirá que você se concentre em seus itens de alta prioridade, dando aos seus colegas de trabalho a chance de crescer e brilhar.
7. Aprenda a dizer não. Uma palavra tão pequena, mas tão difícil de dizer. Quando alguém lhe pede para fazer algo que não é sua paixão ou prioridade, polidamente, mas com firmeza, declínio.
Lembre-se de que dizer não a uma coisa lhe dá a liberdade de dizer sim a algo mais gratificante e digno de seu tempo e habilidades.
8. Pare de visar a perfeição. Você raramente vai alcançá-lo e é quase sempre desnecessário. O perfeccionismo muitas vezes leva a microgerenciamento, relacionamentos ruins com colegas de trabalho, procrastinação, baixa produtividade, depressão, estresse e ansiedade. As pessoas mais bem-sucedidas são aquelas que estão satisfeitas quando um trabalho é bem feito e economizam sua necessidade de perfeição para as poucas coisas realmente importantes.
9. Saiba quando pedir ajuda. Se você está sobrecarregado no trabalho e está causando estresse, não sofra em silêncio. Derrube a imagem da Supermulher / Super-homem e explique sua situação ao seu chefe ou supervisor. Situações de trabalho insustentáveis geralmente podem ser atenuadas, mas exigirá alguma assertividade de sua parte.
Da mesma forma, se uma vida equilibrada continuar a iludir você ou se você estiver sofrendo de estresse crônico, converse com um profissional (um conselheiro, um profissional de saúde mental ou um clérigo). Aproveite os serviços oferecidos pelo Programa de Assistência ao Empregado (EAP). Permitir que sua vida o sobrecarregue semana após semana, mês após mês, pode levar a sérios problemas físicos, mentais e sociais. Seja positivo e saiba que existem soluções para seus problemas, mas você precisará procurar ajuda.