Analise essas dicas para abrir, ler e responder suas mensagens de e-mail, com exemplos de linhas de assunto de e-mail a serem usadas e apresentações formais e casuais por e-mail.
Como se apresentar em um email
Escreva uma mensagem abrindo a linha de assunto. Quantas mensagens de e-mail você lida sem nunca abri-las? Preste atenção ao que você inclui na linha de assunto , para que o seu tenha a chance de ser aberto. Seja específico e deixe o leitor saber por que você está escrevendo. Mantenha sua linha de assunto curta, para que o destinatário possa ver, de relance, sobre o que é a mensagem.
Enderece sua mensagem para uma pessoa. Se você puder encontrar uma pessoa para escrever, em vez de um endereço de e-mail genérico, como hr@companyabc.com, você poderá se conectar pessoalmente com pessoas que deseja conhecer. LinkedIn, sites de empresas e páginas de mídia social são boas maneiras de encontrar pessoas de contato .
Use uma saudação formal. Se você estiver escrevendo com uma solicitação específica, use uma saudação comercial formal como o Sr. ou a Sra. Os nomes também funcionam se você tiver uma conexão com a pessoa ou estiver escrevendo de maneira mais casual para fornecer informações em vez de procurar ajuda .
Aqui estão alguns exemplos de saudações de mensagens de e-mail e aqui está o furo na escolha de saudações e cumprimentos de cartas .
Use suas conexões. Ao escrever um e-mail introdutório ou uma mensagem do LinkedIn, se você tiver alguém em comum mencioná-los. Um encaminhamento é uma das melhores maneiras de obter aconselhamento ou assistência.
Não faça uma demanda. É muito melhor fazer uma sugestão ou pedir conselhos do que ditar a alguém.
Por exemplo, "Você poderia me dar feedback sobre o meu currículo, se o tempo permitir?" Soa muito melhor do que "Por favor, reveja meu currículo e volte para mim". Ser educado e perguntar vai te levar mais longe do que dizer a alguém deveria fazer.
Mantenha curto . A maioria das pessoas examina emails e raramente lê além do primeiro parágrafo. Mantenha sua mensagem curta - 2 ou 3 parágrafos no máximo. Não inclua mais do que algumas frases em cada parágrafo. Deixe um espaço entre cada parágrafo e outro espaço antes do seu fechamento e assinatura.
Seja claro porque você está escrevendo. Sua mensagem de e-mail deve indicar claramente quem você é, por que está escrevendo e o que está solicitando ao leitor. Use o primeiro parágrafo para se apresentar, o segundo para o seu pedido e o terceiro para agradecer ao leitor por sua consideração.
Use uma fonte simples. Use uma fonte simples (como Calibri, Times New Roman ou Arial) e um tamanho de fonte que seja fácil de ler. Um tamanho de fonte de 11 ou 12 pontos é legível sem ter que apertar os olhos. Veja como selecionar um estilo e tamanho de fonte .
Escolha um fechamento profissional. Seu fechamento é quase tão importante quanto sua apresentação. Termine seu email com o fechamento profissional curto. Veja como terminar uma carta com exemplos de bons fechamentos a serem usados.
Inclua uma assinatura. Torne mais fácil para a pessoa que você enviar e-mail entrar em contato com você. Inclua uma assinatura com seu nome completo, endereço de e-mail e número de telefone. Inclua seu endereço de correspondência se você estiver solicitando uma resposta por escrito ou para que algo seja enviado a você. Veja como configurar sua assinatura de e-mail .
Revisão e verificação ortográfica. Quando você se apresentar, é importante revisar e verificar a ortografia da mensagem antes de enviá-la. Você só tem uma chance de causar uma boa impressão, e um erro de digitação pode levar sua mensagem de e-mail para o lixo.
Envie uma mensagem de teste. Para ter certeza de que sua mensagem é perfeita, envie-a primeiro para você, para que possa verificar como ela lê e dar uma olhada final para ter certeza de que é o que deseja enviar.
Cco: você mesmo. É sempre uma boa idéia para Bcc: (cópia oculta) você mesmo na mensagem.
Você terá um registro de envio e poderá consultá-lo facilmente para comunicações posteriores.
Exemplos de linhas de assunto introdutórias de email
- Introdução de [seu nome ]
- Indagando Sobre Oportunidades
- Eu encontrei você através de [ Rede de Alumni, LinkedIn, Associação Profissional, etc. )
- [ Nome ] Recomendado Eu entre em contato com você
- [ Nome ] sugerido eu alcanço
- Referência de [ nome ]
- Referido por [ nome ]
Quando você está introduzindo duas outras pessoas:
- Introdução: [ nome ] - [ nome ]
- Apresentando [ nome ] para [ nome ]
- Conectando: [ nome ] - [ nome ]
- [ Nome ] e [ Nome ] Introdução
Exemplos de apresentações por email
Introdução formal
Prezada Sra. Smith
Meu nome é Marcus Anderson e estou escrevendo para pedir sua ajuda. Eu aprecio muito sua ajuda e conselhos.
Introdução casual
Oi primeiro nome,
Meu nome é Cynthia e trabalho para uma empresa de recrutamento de tecnologia chamada ABCD recrutando. Espero que estejas bem! Eu adoraria contar mais sobre um evento que estamos lançando.
Introdução Com um Referral
Prezada Sra. Smith
Sou amiga da Alisa Markers e ela me incentivou a encaminhar meu currículo para você. Alisa e eu trabalhamos em vários projetos juntos, e ela pensou que você poderia me ajudar com a minha procura de emprego.
E-mail Apresentando outra pessoa
Caro Jonas
Espero que isso te encontre bem! Estou entrando hoje para apresentar minha colega Samantha Billings, que recentemente se juntou à nossa empresa e está assumindo as comunicações para a DBC Company.
Exemplos de Revisão: Exemplos de E-mails e Cartas de Introdução
Sugestão de leitura: Diretrizes para redigir uma mensagem de e-mail profissional | Como formatar uma mensagem de email