9 regras para escrever um email fácil de responder
Muitos de nós não aprendemos a escrever e-mails na escola, mas saber como escrever um e-mail é uma habilidade inestimável no local de trabalho. Isso é particularmente verdadeiro para quem trabalha em (ou procura) trabalhos de telecomutação. Além da boa etiqueta no telefone , provavelmente não há habilidade tão importante para conseguir - e manter - um trabalho em casa.
Um e-mail bem escrito facilita o entendimento e a ação do destinatário em sua mensagem. Na procura de emprego, o email pode preceder ou mesmo substituir a primeira impressão face a face, pelo que a pontuação adequada e uma mensagem coerente são fundamentais. E no trabalho, e-mails pouco claros causam confusão e atrasos. Siga estas dicas para escrever e-mails eficazes para colegas, clientes, clientes em potencial, gerentes de contratação e até mesmo amigos e familiares.
01 Primeiro, considere a mensagem e o destinatário
Em seguida, considere o ponto de vista do destinatário. Quais informações ele ou ela precisa para agir ou entender sua mensagem? Forneça informações básicas necessárias (mas não excessivas). Além disso, tenha em mente a etiqueta apropriada para esse destinatário específico. Emoticons e abreviações, como OMG ou LOL, não são apropriados para aplicativos de emprego e para a maioria dos e-mails comerciais.
02 Escreva uma linha de assunto de e-mail descritivo
Quando você escreve um e-mail, não escreva algo vago na linha de assunto como "oi" ou "trabalho em casa" ou deixe em branco. E-mails com esse tipo de assunto têm uma boa chance de acabar na caixa de spam do destinatário ou simplesmente serem ignorados. Se você está se candidatando a um emprego, coloque o nome da posição na linha de assunto. Se o email for para um colega, faça da linha de assunto uma frase curta que resuma o objetivo da mensagem. Outro benefício para escrever uma linha de assunto descritiva é que será mais fácil encontrá-la em sua caixa de entrada se precisar pesquisar mais tarde. Algo com uma linha de e-mail como "Pergunta" não será útil, no entanto.
03 Cumprimente o destinatário corretamente
Se você souber o nome do seu destinatário, mas não o conhecer pessoalmente, cumprimente-o usando um título, por exemplo. Prezada Sra. Brunelli. (Use “Ms.” para as mulheres quando estiver em dúvida se “Sra” ou “Senhorita” é apropriado.) Se você não tiver certeza sobre sexo, simplesmente use o primeiro e último nome, ou seja, Caro Chris Smith. Se você não souber o nome da pessoa, inicie seu e-mail sem saudação ou use uma saudação simples, por exemplo. Olá, Saudações, Caro gerente, etc.
Se o e-mail for de um colega ou de alguém que você conhece, use o nome que você usaria pessoalmente ou pelo telefone.
04 Use Gramática e Pontuação Corretas
É muito importante usar a gramática correta em um email. Consciente ou subconscientemente, os leitores penalizam os remetentes por erros gramaticais.
- Frases de execução - Quando você escreve um email, não poupe os períodos. Essa pequena pausa dá aos leitores tempo para absorver os significados das palavras. Frases curtas permitem mais dessas pequenas pausas. Divida frases longas mesmo quando elas não são frases tecnicamente corretas.
- Vírgulas - poucas ou vírgulas demais podem ser confusas. Aprenda a usar a vírgula corretamente.
- Acordo sujeito-verbo - Sentenças com este tipo de erro são bandeiras vermelhas para os empregadores que procuram candidatos com boas habilidades de comunicação. Revise as regras para o acordo sujeito-verbo.
05 Verificar ortografia e capitalização
Use um verificador ortográfico, mas não confie nele. Um verificador ortográfico não detectará "eles" para "o" ou "lá" para "seu", e esse tipo de erro indica descuido. Não use abreviações de texto como "u" para "você" ou "tho" para "embora".
Use a capitalização correta. A maioria das pessoas sabe capitalizar o início da frase e os nomes próprios, mas muitos não conseguem fazê-lo nos e-mails. Mostre que você não se importa em pegar essa fração extra de segundo para apertar a tecla Shift. Por outro lado, muitas letras maiúsculas podem distrair o leitor. Evite escrever frases em letras maiúsculas (o que muitos interpretam como o equivalente a gritar pessoalmente), bem como capitalizar, apenas para enfatizar, a primeira letra das palavras que não estão no início de uma frase ou nomes próprios.
06 Use formatação simples no email
Lembre-se de que todos os programas de email são exibidos de forma diferente. O que parece perfeitamente alinhado em sua tela pode ser executado em outra pessoa. Por esse motivo, evite colar um documento de processamento de texto altamente formatado, como um currículo ou uma carta de apresentação, em um email. Use documentos escritos em formato de texto simples.
Faça parágrafos curtos. Como os períodos, as quebras de parágrafo dão descanso ao olhar do leitor. Alguém lendo e-mail em um telefone celular se beneficiará de parágrafos curtos. Mas tenha cuidado para seguir as regras básicas relativas aos parágrafos.
07 seja conciso
Meandering e-mails que enterram o ponto são apresentados e eventualmente esquecidos. Ou pior, eles podem ser mal compreendidos. Faça o seu propósito claro, usando uma linguagem concisa.
- Eliminar Wordiness - Escreva com verbos ativos. "Jack me enviou os formulários" usa um verbo ativo. "Os formulários foram enviados para mim por Jack" é passivo. A forma passiva usa apenas mais algumas palavras, mas soma-se. Mais do que isso, requer que os leitores reorganizem as idéias em suas cabeças.
- Stick to the Point - Resista à tentação de adicionar informações ou idéias estranhas. Guarde estes para outro email.
- Use Bullet Points - Estes permitem que seu leitor use dicas visuais para absorver o que é importante. Mas se tiver dúvidas sobre como os marcadores serão exibidos, use asteriscos ou hífens para criar marcadores.
08 Assinar Email Apropriadamente
Se o seu e-mail padrão for uma assinatura padrão, verifique se é apropriado para o e-mail específico que você está enviando. Assinaturas com declarações políticas ou os nomes e idades de seus filhos são bons para e-mail pessoal, mas para o trabalho use uma assinatura menos pessoal. Dependendo do seu trabalho e do seu empregador, você ainda pode personalizar sua assinatura de e-mail com uma cotação. Escolha algo não controverso. Se você estiver perguntando sobre um trabalho, use sua assinatura para fornecer informações de contato apropriadas sem citações ou personalização extra.
09 Reler / Repensar Antes de Bater Enviar
Verifique se há erros de ortografia e pontuação antes de clicar em enviar. Se você encontrar um erro em um email para um aplicativo de trabalho, corrija-o e releia novamente antes de clicar em enviar. Mas também releia o conteúdo. Se o seu e-mail for longo, pense em maneiras de torná-lo mais conciso. E se o seu email for controverso ou estiver escrito com raiva, clique em salvar e não enviar. Volte para ele algumas horas ou um dia depois e veja se você ainda deseja enviá-lo.
Isso pode soar como muito a fazer antes de enviar um email, mas se você estiver enviando e-mails efetivos e estiver organizando seu e-mail com mais eficiência, descobrirá que, na verdade, você não terá mais tempo nem menos.