Entendendo os códigos, formulários e mais
O que os empregadores são afetados?
O mandato do empregador afeta principalmente os grandes empregadores com 50 ou mais empregados equivalentes em tempo integral (conhecido como "grande empregador aplicável").
Empregadores de grande porte que não cumprirem o mandato do empregador enfrentarão uma multa de US $ 2.000 ou US $ 3.000 caso uma ou mais de seus empregados em tempo integral (aqueles que trabalham em média 30 horas por semana) comprem cobertura em um estado ou federação. trocar e qualificar para um subsídio.
Uma possível multa anual de US $ 2.000 (US $ 166,67 por mês) pode ser avaliada contra todo funcionário em tempo integral, caso esse empregador não ofereça cobertura mínima essencial para pelo menos 95% de seus funcionários em tempo integral e seus dependentes (70% em 2015); apenas um funcionário em tempo integral se qualifica para um subsídio.
Além disso, mesmo que o empregador satisfaça o requisito mínimo de cobertura essencial, uma multa anual de US $ 3.000 (US $ 250,00 por mês) ainda pode ser avaliada contra todo funcionário em tempo integral que se qualifica para um subsídio, se a cobertura oferecida não atender tanto a uma exigência de valor mínimo.
Isso significa que a cobertura não deve custar ao empregado mais de 9,5% de sua renda para cobertura somente de funcionários (como porto seguro) e deve ter um valor atuarial de 60% ou mais.
Um grande empregador aplicável também deve informar ao Internal Revenue Service (IRS) que sua cobertura atende a esses requisitos.
Para relatar essas informações, os empregadores têm novos requisitos de relatórios nas Seções 6055 e 6056 do Código de Receita Federal.
Essas seções exigem que os empregadores e as empresas de seguro de saúde relatem as informações de cobertura à Receita Federal e forneçam aos funcionários as informações de que precisam para relatar suas próprias declarações de impostos individuais.
Formulários associados aos requisitos de relatório
Os seguintes formulários estão associados ao Mandato Individual (Seção de Código 6055):
- Formulário 1094-B: Este é o formulário de transmissão que os empregadores usarão para arquivar com o Formulários 1095-B.
- Formulário 1095-B : As companhias de seguro emitirão este formulário até 31 de janeiro de 2016, se o plano de saúde do empregador estiver totalmente assegurado e usado como prova de cobertura para indivíduos no preenchimento de suas declarações de imposto de renda de 2015. Os Formulários 1095-B preparados para cada funcionário coberto (e dependentes) também devem ser arquivados no IRS até 29 de fevereiro de 2016 (31 de março de 2016, se for o arquivamento eletrônico).
- Para grandes empregadores aplicáveis que patrocinam planos auto-segurados, o empregador pode preencher o Formulário 1095-B ou simplificar o processo e preencher a Seção III do Formulário 1095-C (discutido abaixo).
Os formulários a seguir estão associados ao Mandato do Empregador (Seção de Código 6056):
- Formulário 1094-C: Este é um formulário de transmissão que contém informações cumulativas sobre os funcionários do empregador e suas ofertas de cobertura.
- Formulário 1095-C: Os empregadores devem preparar o Formulário 1095-C em nome de todos os funcionários em tempo integral até 31 de janeiro de 2016 e arquivar junto ao IRS (juntamente com o Formulário 1094-C ) até 29 de fevereiro de 2016 (31 de março de 2016). , 2016, se for arquivar eletronicamente) .
Empregadores com 50 ou mais funcionários equivalentes em tempo integral terão que preencher as Partes I e II deste formulário em nome de cada funcionário em tempo integral, independentemente de terem cobertura ou não. Se o empregador auto-segurar seus benefícios à saúde, eles também precisarão concluir a Parte III. Além disso, os empregadores devem preparar um Formulário 1095-C simplificado para os funcionários não-integrais inscritos no plano para cumprir os requisitos da Seção de Código 6055. - Esses formulários são devidos ao IRS até 29 de fevereiro de 2016, se enviados por documento, ou 31 de março de 2016, se enviados eletronicamente. Observe que a transmissão eletrônica é exigida dos empregadores com mais de 250 retornos. Isso continuará a cada ano seguindo em frente.
Códigos Indicativos do IRS
Um empregador precisa de um entendimento claro dos códigos dos indicadores do IRS como um componente crítico da preparação para o relatório. Um empregador deve ter um forte entendimento de como determinar a acessibilidade da participação do empregado no custo (cálculo, fórmula, etc.), se houve uma oferta de cobertura para cada funcionário em tempo integral e se a cuidados de saúde foi acessível para os funcionários matriculados.
Primeiros passos: Primeiro, os empregadores devem garantir que os sistemas de folha de pagamento e / ou os sistemas de administração de benefícios estejam atualizados e preparados para capturar e armazenar as informações necessárias para a geração de relatórios. Os empregadores devem começar a construir uma estratégia hoje com seus departamentos de folha de pagamento ou fornecedores e considerar contratar consultores para ajudar suas empresas a se prepararem para cumprir.
As equipes de recursos humanos, benefícios e finanças de uma empresa também têm papéis importantes na preparação de uma estratégia de relatórios. Os emissores de seguros de saúde, corretores, CPAs ou consultores fiscais e financeiros e, às vezes, administradores de terceiros, são parceiros que um empregador precisa para coletar e relatar informações de cobertura com precisão.
Os empregadores devem começar a se reunir com esses parceiros e envolvê-los em uma estratégia de relatórios o mais rápido possível.
Penalidades e alívio: os empregadores aplicáveis enfrentarão as provisões gerais de multas de reporte de acordo com a Seção de Código 6721 (falha ao arquivar retornos de informações corretas) e a Seção 6722 (falha em fornecer a declaração de recebedores corretos) . De um modo geral, as penalidades variam de US $ 100 a US $ 1,5 milhão por não arquivar ou arquivar incorretamente.
Se o empregador puder demonstrar que fez um esforço de boa-fé para cumprir os requisitos de apresentação de relatórios de maneira oportuna e precisa, pode haver uma suspensão de curto prazo das penalidades de notificação.
Esse alívio proporciona tempo adicional para desenvolver processos, reunir dados necessários e relatar adequadamente as informações de cobertura da empresa. Portanto, a preparação prévia pode salvar as chances de um empregador receber uma penalidade.
O Takeaway
Os empregadores devem começar a completar uma estratégia para relatar em conformidade com a lei federal agora. Um empregador deve certificar-se de trabalhar com seu departamento de RH, departamento de folha de pagamento ou fornecedor de folha de pagamento, sistema de administração de benefícios, corretor / consultor de benefícios e consultores fiscais para obter todas as informações necessárias.
Uma estratégia que inclua esses parceiros é fundamental para relatar com precisão, evitar multas e manter o bem-estar geral da empresa. Os empregadores que estão preparados e sabem o que precisa acontecer com antecedência acabarão cumprindo os requisitos de relatório.
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