O que é um formulário I-9?
Os empregadores são obrigados a verificar a identidade e a elegibilidade para trabalhar para todos os novos funcionários. Um Formulário de Elegibilidade para Emprego (I-9) é um formulário criado pelo setor de Serviços de Cidadania e Imigração dos Estados Unidos (USCIS) do Departamento de Segurança Interna (DHS) que deve ser preenchido para todos os funcionários contratados nos Estados Unidos.
O formulário I-9 é usado para verificar a identidade de um funcionário e determinar se ele está qualificado para começar a trabalhar para a empresa. Certifique-se de que você está usando a versão mais recente do I-9. O formulário foi revisado em vigor a partir de 17 de julho de 2017.
Quando os formulários de elegibilidade de emprego são concluídos
Um Formulário de Elegibilidade para Emprego (I-9) deve ser preenchido para todos os novos contratados . O empregador deve verificar a qualificação de emprego e os documentos de identidade apresentados pelo funcionário e registrar as informações do documento no formulário I-9 dentro de três dias após o emprego.
Se um empregador não conseguir preencher e manter formulários I-9 para cada novo contratado, eles poderão estar sujeitos a multas ou outras ramificações legais do Departamento do Trabalho. Os funcionários devem fornecer documentação para apoiar sua reivindicação e provar que têm o direito legal de trabalhar nos EUA.
Além disso, os funcionários devem apresentar documentos originais, não fotocópias.
A única exceção é que um funcionário pode apresentar uma cópia autenticada de uma certidão de nascimento.
No formulário, o empregador deve verificar a qualificação de emprego e os documentos de identidade apresentados pelo funcionário e registrar as informações do documento no formulário I-9.
Antecedentes da Legislação
A Lei de Reforma e Controle da Imigração de 1986 (IRCA) considerou os empregadores americanos legalmente responsáveis pela verificação de elegibilidade no emprego exigida para todos os novos empregados.
A primeira parte do formulário I-9 deve ser preenchida pelo empregado, e o empregador é obrigado a completar a segunda seção dentro de três dias da data de início do empregado. Embora o formulário I-9 não seja obrigatório para voluntários ou empregados contratados, os estrangeiros com visto de trabalho devem preencher o formulário para indicar seu status legal nos Estados Unidos.
Se um funcionário não conseguir ler ou escrever em inglês, o formulário permite que um tradutor ou preparador jurídico preencha o formulário em nome do funcionário. Em outubro de 2004, o processo de verificação do I-9 pode ser concluído eletronicamente.
Documentação Requerida para Provar a Elegibilidade para Trabalhar
Além de suas informações pessoais básicas, ao preencher um Formulário I-9, você precisa fornecer um documento que estabeleça sua identidade e sua qualificação para trabalhar nos Estados Unidos . A documentação geralmente inclui algum tipo de identificação com foto e confirmação de status legal no país para verificar a elegibilidade para trabalhar nos Estados Unidos.
Documentos I-9 aceitáveis
Existem três categorias de documentos que você pode enviar. Os funcionários devem apresentar um dos documentos da Lista A ou um dos documentos da Lista B e um dos documentos da Lista C.
Lista A (Documentos que estabelecem elegibilidade de identidade e emprego)
- Passaporte dos Estados Unidos
- Cartão de Residente Permanente ou Cartão de Recibo de Registro de Estrangeiro (I-551)
- Cartão de Residente Temporário (I-688)
- Documento de Autorização de Emprego (I-766, I-688B ou I-688A)
- Passaporte Estrangeiro com carimbo temporário I-551
- Para estrangeiros autorizados a trabalhar apenas para um empregador específico, passaporte estrangeiro com o formulário I-94 autorizando o emprego com este empregador
Lista B (Documentos que estabelecem apenas identidade)
- Carteira de motorista emitida por um estado ou possessão periférica
- Bilhete de identidade emitido por um estado ou por uma possessão periférica
- Documento tribal nativo americano
- Carteira de motorista canadense ou carteira de identidade com uma foto (para estrangeiros canadenses autorizados a trabalhar apenas para um empregador específico)
- Cartão de identificação escolar com fotografia
- Cartão de registro do eleitor
- Cartão militar dos EUA ou registro de rascunho
- Cartão de identificação do dependente militar
Lista C (Documentos que estabelecem apenas elegibilidade de emprego)
- Cartão do número da conta da Segurança Social sem restrições de emprego
- Original ou cópia autenticada de uma certidão de nascimento com um selo oficial emitido por uma agência governamental estadual ou local
- Certificação de Nascimento no Exterior
- Cartão de Identificação do Cidadão dos EUA
- Documento tribal nativo americano
- Formulário I-94 autorizando o emprego com este empregador (para estrangeiros autorizados a trabalhar apenas para um empregador específico)
- Relatório Consular de Nascimento no Exterior (Formulário FS-240)
Quando você não precisa preencher um formulário I-9
Desde que a lei foi instituída em 6 de novembro de 1986, a maioria dos trabalhadores pagos é obrigada a apresentar formulários I-9. No entanto, existem algumas exceções à regra. Você não precisa de um formulário I-9 se você:
- Foram contratados em ou antes de 6 de novembro de 1986, e continuam em seu emprego com uma expectativa de continuar com sua empresa no futuro.
- Você é contratado para "trabalho doméstico casual", como babá, babá ou limpeza, em uma casa particular de forma intermitente.
- Você é um contratado independente.
- Você não está trabalhando fisicamente nos Estados Unidos.
Não Documentação I-9?
Um funcionário que deixar de produzir o documento exigido ou um recibo de um documento de substituição (no caso de documentos perdidos, roubados ou destruídos), dentro de três dias úteis a partir da data de início do trabalho, pode ser rescindido . Um funcionário que mostra um recibo tem noventa dias para apresentar os documentos originais.
Processo de reverificação de formulário I-9
Os formulários I-9 do cidadão dos Estados Unidos são válidos indefinidamente, a menos que ocorra uma lacuna no emprego superior a um ano. Estrangeiros com visto de trabalho ou estudantes e intercambistas devem ter seu I-9 revisto em cada extensão, ou após o vencimento do visto, com a emissão de nova autorização de autorização de trabalho.
Os formulários I-9 devem ser retidos pelo empregador por três anos após a data de início de um funcionário ou um ano após o término de seu contrato, o que for posterior.
Cláusulas Anti-Discriminação
O IRCA também inclui cláusulas anti-discriminação . Sob o IRCA, cidadãos americanos, residentes permanentes e requerentes de asilo legalmente autorizados a trabalhar nos Estados Unidos legalmente não podem ser negados emprego ou ser encerrados com base na origem ou cidadania. Além disso, os empregadores devem aceitar qualquer um dos documentos acima mencionados para o formulário I-9, desde que os documentos sejam originais ou cópias autenticadas. O IRCA é aplicável para todos os empregadores com três ou mais trabalhadores.
Verificação de Empregador da I-9 Information
Os empregadores podem verificar on-line as informações dos funcionários para evitar multas ou penalidades usando o sistema E-Verify. Trata-se de um serviço on-line fornecido pelo governo federal que compara informações do Formulário I-9 do empregado, Verificação de elegibilidade de emprego, a informações dos registros do Departamento de Segurança Interna e da Previdência Social dos EUA para confirmar a qualificação para o emprego.
Penalidades para empregadores que contratam trabalhadores não autorizados
Empregadores que contratam trabalhadores não autorizados podem ser multados entre US $ 250 e US $ 5.500 por trabalhador, dependendo da gravidade da situação. A aceitação de documentos fraudulentos também pode fazer com que uma empresa pague entre US $ 375 e US $ 3.200 pela primeira ofensa, e o dobro da última por documento para ocorrências adicionais.
Finalmente, os empregadores podem ser multados ou sujeitos a outras repercussões por discriminação com base na cidadania, origem nacional, fraude ou rejeição de documentos ou retaliação.