O papel dos secretários jurídicos , também conhecidos como assistentes administrativos e assistentes jurídicos, evoluiu nas últimas duas décadas. Como a tecnologia continua a transformar o escritório, as secretárias legais transcenderam os papéis tradicionais de digitar e atender telefones para realizar atividades de alto valor, antes reservadas a profissionais e gerentes, como a seleção de fornecedores, gerenciamento de relacionamentos com clientes e elaboração de documentos legais.
No entanto, apesar do ambiente de prática do secretário jurídico, tamanho da empresa ou especialidade legal, certas responsabilidades centrais permaneceram as mesmas. Para ter sucesso no escritório de advocacia de hoje ou no departamento jurídico corporativo, os secretários jurídicos devem dominar as 10 habilidades abaixo. Para obter mais informações sobre o sucesso como um secretário jurídico ou assistente jurídico , analise essas características de um secretário jurídico bem-sucedido .
01 Competências Tecnológicas
Muitos advogados não têm tempo nem conhecimento para operar a tecnologia do escritório de advocacia. Eles contam com secretárias jurídicas com experiência em tecnologia para executar uma variedade de tarefas baseadas em computador, como: criação de planilhas, preparação de apresentações, entrada de tempo para fins de faturamento, criação e digitação de documentos, manutenção de calendários e acompanhamento de prazos.
Portanto, secretários jurídicos que são proficientes em uma variedade de aplicativos de software de computador terão mais oportunidades de carreira . Algumas das tecnologias mais comuns que os secretários jurídicos devem dominar incluem:
- Processamento de texto
- Planilha
- Apresentação
- Gerenciamento de documento
- Tempo e faturamento
- Calendário e Docketing
- Transcrição
- Publicação de Desktop
- Vídeo conferência
02 habilidades interpessoais
Secretários jurídicos interagem diariamente com advogados, paralegais, funcionários, clientes, advogados opostos, funcionários judiciais, fornecedores e outros terceiros.
Portanto, habilidades interpessoais e de comunicação de alto nível são essenciais. Além do contato face a face, as secretárias se comunicam por e-mail, telefone e videoconferência.
03 habilidades de escrita
Pense advogados realizar toda a escrita? Pense de novo. Os secretários legais são frequentemente responsáveis por redigir correspondências de rotina e memorandos de arquivos, bem como revisar documentos legais, como petições, resumos, descobertas e documentos transacionais.
A escrita é parte integrante do trabalho do secretário legal; aqueles que desenvolvem fortes habilidades de escrita se tornarão indispensáveis aos advogados que eles prestam.
04 Habilidades Organizacionais
Os advogados são notoriamente desorganizados. Uma vez que os secretários jurídicos são o "braço direito" do advogado, as habilidades organizacionais são essenciais para gerenciar com eficiência uma prática de direito ou um departamento jurídico corporativo .
Os secretários legais devem manter arquivos em papel e eletrônicos, gerenciar projetos, acompanhar vários prazos, manter calendários, agendar reuniões, organizar eventos e manter tudo em ordem e acessível.
05 habilidades de transcrição
Habilidades de transcrição são fundamentais para a prática de secretariado. Além de uma rápida velocidade de digitação (os requisitos do empregador variam de 50 a 100 palavras por minuto), são necessárias habilidades de escuta para compreender os arquivos de ditado de voz.
São necessárias fortes habilidades de gramática, ortografia, vocabulário e linguagem, além de uma compreensão da terminologia jurídica. Além disso, os secretários devem ser proficientes em aplicações de processamento de texto e equipamentos de transcrição.
06 Atenção ao Detalhe
Atenção aos detalhes é fundamental na profissão jurídica. Por exemplo, digitar US $ 600.000 em uma oferta de liquidação em vez de US $ 60.000 pode custar à sua empresa um cliente. Os secretários legais lidam com as minúcias da prática diária da lei e a atenção aos detalhes é importante em quase todas as tarefas de secretariado, desde a elaboração e revisão de documentos até o agendamento de reuniões e prazos de agendamento.
07 Familiaridade com Documentos Jurídicos e Terminologia
Qual a diferença entre uma secretária e uma secretária legal ? Secretários legais estão familiarizados com todas as coisas legais. Termos como intimação, pro se e voir dire não os confundem.
Eles entendem as nuances do procedimento legal e sabem como criar e formatar peças processuais, descobertas e documentos transacionais.
08 Trabalho em equipe
O trabalho em equipe é crucial para o papel dos secretários jurídicos na prestação de serviços jurídicos. Em todos os contextos de prática - desde o departamento jurídico de grandes empresas até o profissional a solo - os secretários jurídicos devem trabalhar em equipe com advogados, paralegais, secretários, secretários de arquivos , fornecedores e outros para prestar serviços jurídicos de forma eficaz.
Os secretários jurídicos mais eficientes sabem como se dar bem com os colegas de trabalho e colaborar com terceiros para realizar o trabalho.
09 habilidades multi-tasking
A maioria dos secretários legais trabalha para mais de uma pessoa em mais de um arquivo. Simultaneamente, executar várias tarefas é uma segunda natureza para um secretário jurídico competente.
Eles sabem conciliar várias atribuições e prioridades concorrentes e como gerenciar cargas de trabalho crescentes no escritório de advocacia ocupado de hoje, onde uma pessoa freqüentemente realiza o trabalho de três.
10 habilidades de pesquisa
Secretários jurídicos realizam pesquisas na Internet para uma infinidade de tarefas, como encontrar direções, reunir informações sobre clientes, pesquisar a concorrência e localizar testemunhas especializadas.
Muitos secretários legais, particularmente aqueles em pequenos escritórios de advocacia, também desempenham funções paralegais , incluindo pesquisa legal, citam a verificação e rastreiam a jurisprudência. Aprender plataformas de pesquisa jurídica, como Westlaw ou Lexis / Nexis, pode oferecer uma vantagem competitiva.