Comunicações Escritas
Uma carta de instrução (LOI) é uma notificação formal escrita em formato de mensagem militar, notificando a parte receptora de questões específicas e detalhando como o remetente gostaria que elas fossem abordadas. De um modo geral, cartas de instrução são usadas em comunicações comerciais e com assuntos pessoais; eles podem ser escritos sobre quase qualquer assunto por qualquer pessoa.
No entanto, nas Forças Armadas dos EUA, eles são usados talvez com mais frequência de duas maneiras.
Por exemplo, um método para uma LOI é como instruções para a liquidação da propriedade de uma pessoa no caso da morte dessa pessoa. Isso não é uma vontade, mas pode ser usado como uma lista de tarefas a ser feita, documentos para obter e acordos finais para um funeral. Pode também listar ativos e alocações específicos.
O segundo tipo de carta de instrução - como a mostrada abaixo - é usada como uma ferramenta corretiva ou corretiva nas forças armadas. Considere a LOI mais comum como uma sessão de aconselhamento formal de um oficial superior ou de um escalão sênior para um membro militar júnior que tenha demonstrado um desempenho abaixo da média. Essa LOI típica não apenas analisará os padrões que o membro deve cumprir, mas oferecerá uma solução para buscar um melhor desempenho na área de deficiência. Talvez um plano de ação a ser seguido possa ser adicionado para exigir que a parte pretendida entenda as conseqüências de não atuar no nível exigido.
Uma carta de instrução de exemplo
Na amostra abaixo, a carta de instrução foi escrita como uma forma de ajudar o destinatário a melhorar seu desempenho no trabalho, o que foi considerado “insatisfatório”.
A carta prossegue, listando uma série de falhas por parte do destinatário, e aconselha-o a tornar-se mais prático, escrevendo: "Você deve definir pessoalmente as metas da sua divisão e pessoalmente verificar se elas estão sendo atendidas".
Em seguida, lista as etapas necessárias para melhorar o desempenho e encerra com palavras de incentivo, oferecendo assistência contínua e observando: "Queremos e precisamos do seu sucesso".
Exemplo de carta de instrução
De: Comandante, USS NEVERSAIL (CV 11)
Para: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300
Oficial de Combustíveis da Aviação, USS NEVERSAIL (CV 11)
Subj: CARTA DE INSTRUÇÃO
Ref: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Esta Carta de Instrução é emitida de acordo com a referência para discutir medidas específicas necessárias para melhorar o desempenho insatisfatório da Divisão de Combustíveis de Aviação a bordo do NEVERSAIL.
2. Desde que assumiu as funções de oficial de combustível de aviação a bordo da NEVERSAIL, você permitiu a existência de procedimentos não autorizados na Divisão de Combustíveis de Aviação que resultaram em danos estruturais ao tanque de armazenamento JP-5 8-39-02J durante o reabastecimento em andamento em 18 de julho CY Você não se familiarizou com as diretivas apropriadas sobre combustíveis para aviação e, portanto, não conseguiu verificar os procedimentos em sua divisão. Você também não conseguiu garantir que todas as diretivas fossem atualizadas. Geralmente, você confia totalmente em seu assistente de oficial de combustível de aviação para a operação cotidiana de sua divisão.
3. Para funcionar efetivamente como o oficial de combustíveis de aviação, você deve se envolver mais com os aspectos cotidianos da sua divisão.
Você não pode administrar seu escritório, aceitando o conselho de seus assistentes sem desenvolver um conhecimento pessoal adequado de procedimentos específicos. Você deve definir pessoalmente as metas de sua divisão e verificar pessoalmente se elas estão sendo cumpridas.
uma. Você deve rever todas as diretivas sobre combustíveis para aviação aplicáveis ao USS NEVERSAIL. Você garantirá que esteja familiarizado com os procedimentos direcionados. Por uma questão de rotina, você irá verificar pessoalmente se a sua divisão não se desvia dos procedimentos direcionados, a menos que autorizado por uma autoridade superior.
b. Você enviará solicitações de cota para si e para o CWO2 JS Ragmann para participar de um curso de oficial de combustível de aviação após a conclusão dessa implantação.
4. Esta carta é projetada para ajudá-lo a corrigir deficiências em seu desempenho como oficial de divisão. Toda a cadeia de comando está disponível para ajudá-lo de qualquer maneira possível.
Nós queremos e precisamos do seu sucesso.
DR PEPPER
Esta carta de instrução modelo fornece ao oficial subalterno um feedback direto, sem áreas cinzas em tom ou significado. Esta é também uma versão escrita da sessão de aconselhamento documentada, oferecendo assistência imediata de outros membros seniores e mais experientes no comando. Esta é uma ferramenta perfeita para criar um melhor oficial subalterno no comando e evitar a perda potencial de capacidade de missão no futuro.