O IRS não explica despesas comerciais dedutíveis em termos fáceis. O melhor lugar para encontrar informações fiscais é o Internal Revenue Service (IRS). Afinal, o IRS escreve publicações fiscais, cria formulários de impostos e aplica as leis fiscais. Mas o IRS escreve com a suposição de que as pessoas que lêem suas informações já têm um entendimento básico dos termos fiscais.
No caso de despesas comerciais ordinárias e necessárias, as definições do IRS são um pouco obscuras; portanto, aqui, em termos fáceis de entender, há informações sobre deduções fiscais que você pode tomar para ter e administrar um negócio com fins lucrativos.
Quais são as despesas de negócios?
Despesas de negócios são custos associados à execução de um negócio existente. Os custos associados ao arranque de um negócio são deduzidos como "despesas de capital". Muitas, mas nem todas as despesas de negócios, são dedutíveis de impostos se você estiver operando seu negócio para obter lucro.
As despesas comerciais não incluem despesas de capital, despesas pessoais ou despesas usadas para calcular o custo dos produtos vendidos. Essas despesas são listadas separadamente em seus impostos.
As despesas de uso comercial da sua casa são custos compartilhados (ou seja, seguro, hipoteca ou aluguel e contas de serviços públicos) porque os custos beneficiam tanto a empresa quanto o proprietário. Esses custos são considerados despesas comerciais, mas são listados separadamente de outras despesas comerciais, no Cronograma C do IRS (Formulário 1040): Lucro ou Prejuízo do Negócio.
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Por definição, as despesas de negócios devem ser "comuns e necessárias"
A palavra chave aqui é "e". Para ser dedutível como despesa de negócios, a despesa deve ser tanto "ordinária" quanto "necessária". As despesas ordinárias e necessárias também devem ser "razoáveis", ou o IRS pode desautorizar a despesa.
- Despesas ordinárias: Coisas que são comumente usadas e aceitas pelos padrões gerais da indústria. Isto é, coisas que são típicas em seu comércio ou negócio e que são necessárias para administrar seus negócios. Despesas ordinárias também devem ser necessárias para deduzi-los de seus impostos de negócios.
- Despesas Necessárias: Custos para as coisas úteis e adequadas na execução de sua atividade comercial ou comercial. Despesas necessárias não são dedutíveis, a menos que sejam também despesas ordinárias.
Um exemplo de uma Despesa Comercial Razoável, “Normal e Necessária”: Custos associados ao envio de newsletters, cartões de férias ou outras publicações promocionais que são distribuídas para promover relações com clientes ou gerar novos negócios.
Um exemplo de uma Despesa Comercial "Irrazoável": Pagar US $ 5.000 por cortinas de designer para o seu escritório em casa. Essa despesa não seria considerada ordinária ou necessária.
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Como determinar se uma despesa comercial é ordinária e necessária
Se você não tiver certeza se uma despesa é comum e necessária, faça duas perguntas:
- A despesa está diretamente relacionada ao funcionamento do negócio? Se a despesa é para benefício pessoal, simplesmente tornar o seu trabalho mais fácil ou mais confortável (ou seja, você faz um monte de dirigir, então você compra uma almofada para o seu carro) não é dedutível.
- A despesa pode ser deduzida em “custo das mercadorias vendidas” ou “despesas de capital?”. Em caso afirmativo, você não pode deduzir o item como despesa de negócios “ordinária e necessária”.
Certifique-se de salvar recibos para cada despesa que você deduziu em seus impostos, incluindo hipoteca, aluguel, seguro, contas de serviços públicos, taxas obrigatórias de associação do proprietário (dívidas opcionais, como afiliações no clube ou na piscina) não são dedutíveis porque não são obrigatórias trabalho em casa).
Alerta de Auditoria: Empresas domésticas que relatam despesas de uso comercial de uma residência têm mais probabilidade de serem auditadas pela Receita Federal do que outras empresas semelhantes.
Fonte: Departamento do Tesouro; Receita Federal. "Despesas de negócios". 5 de abril de 2008