Comunicando-se com palavras
Esse é o caso da maioria dos trabalhos - se você deve escrever memorandos internos, corresponder com clientes ou ajudar a projetar materiais de vendas. Escrever linda prosa e poesia é um talento. Escrever de forma eficaz, no entanto, é uma habilidade que pode ser aprendida.
Organize sua escrita
Se você está redigindo um memorando para seu colega de trabalho ou um relatório para seu chefe, você deve decidir quais informações deseja transmitir. Aqui está como fazer isso:
- Liste cada item que você precisa discutir em seu memorando ou relatório.
- Coloque-os em ordem - do mais para o menos importante.
- Escreva um breve resumo de todo o seu memorando - este será seu primeiro parágrafo.
- Expanda em cada item listado na etapa 1.
- Se alguma ação precisar ser tomada pelo destinatário, declare isso em seu parágrafo final.
Algumas dicas
Evite verbosidade. Diga em voz alta o que você está tentando escrever. Ouça como as palavras soam. Por exemplo, a frase "Descobri que eu deveria dar uma olhada em nossos números de vendas anteriores para elaborar um plano para nos ajudar a reavaliar nossa técnica de vendas" poderia ser mais simplesmente declarada como "preciso dar uma olhada". Veja nossos números de vendas anteriores para reavaliar nossa técnica de vendas. "Escreva para o seu público.
Use uma linguagem simples Você não quer que o leitor precise de um dicionário para decifrar o que você está tentando dizer. Você não deve tentar impressionar seu leitor com seu enorme vocabulário. É provável que você frustre seu leitor. A maioria das pessoas faz malabarismos com várias tarefas ao mesmo tempo e está interessada em receber apenas as informações necessárias.
Você é responsável por fazer isso acontecer. Em vez de dizer: "Sua natureza gregária credencia-o como um candidato superlativo para o trabalho", dizem: "Sua amizade faz dele um dos principais candidatos ao cargo".
Fique longe do jargão que seu leitor pode não entender. Se o seu trabalho é muito técnico, mas a pessoa para quem você está escrevendo não é bem versada nesse campo, atenha-se às palavras que a pessoa entenderá. Por exemplo, se você for um designer de site, essa frase em um memorando para seu cliente, um psicólogo, não fará sentido: "O que você gostaria que eu usasse como BGCOLOR no seu site: # ADD8E6 ou #FFFFFF?" Qualquer pessoa experiente no design de páginas da Web sabe que essa pergunta pode ser traduzida como "O que você gostaria que a cor do plano de fundo do seu site fosse: azul claro ou branco?" No entanto, não espere que seu cliente esteja mais familiarizado com esse jargão técnico do que estaria com sua discussão sobre um termo psicológico como a tricotilomania.
Um clichê por dia afasta o leitor - ou, pelo menos, não faz com que ele se lembre do que está dizendo. Você quer que sua escrita seja memorável. Como ouvimos clichês com frequência, nos tornamos insensíveis a eles. As palavras, então, não estão unicamente associadas à sua escrita.
Em vez de dizer "não adiar até amanhã o que você pode fazer hoje" em um memorando para um subordinado que você está tentando motivar. Simplesmente diga: "Pare de adiar. Faça o trabalho agora".
Quando possível, use a voz ativa. A voz ativa torna sua sentença mais forte e geralmente mais curta. Vamos tentar esses exemplos. Voz passiva: "As vendas aumentaram devido à rede que eu fiz". Voz ativa: "Minha rede aumentou as vendas."
Não seja redundante. Não é necessário dizer "14 horas da tarde" ou "a gestante grávida". Dizer "2 da tarde" ou "2 da tarde" ou "a mulher grávida" ou "a mulher grávida" transmitem tudo o que você quer dizer e são menos verbosas.
Claro, preste atenção à gramática. Use Strunk e White's Elements of Style , disponíveis na Web. Um bom dicionário deve estar próximo, junto com um dicionário de sinônimos.
Um dicionário de sinônimos permitirá que você mantenha sua escrita fresca, ajudando você a encontrar uma variedade de palavras para usar. Muitos desses recursos estão disponíveis online.
A revisão é uma das coisas mais importantes que você pode fazer. Como você provavelmente faz a maior parte da sua escrita em um computador, você tem acesso a verificadores ortográficos e gramaticais automatizados. Cuidado, porém - algumas palavras usadas no contexto errado podem ser perdidas por verificadores ortográficos computadorizados. Por exemplo, a sentença "Para os funcionários participaram de reuniões demais, dois aprendem sobre o software do gnu", passaria pela correção ortográfica sem que erros de ortografia fossem detectados. Peça a alguém para revisar seu documento, se possível. Se o tempo permitir, afaste a composição e revise-a mais tarde, ou melhor, no dia seguinte.